Description du poste :
Vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier.
Rattachement hiérarchique :
Directement rattachée au Directeur d'exploitation
Missions principales :
Suivi administratif et gestion quotidienne
- Accueil téléphonique et gestion du courrier
- Gestion, tri et réponse aux e-mails
- Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique)
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs
- Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus
Suivi administratif des chantiers
- Préparation des documents techniques et administratifs
- Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception)
- Interface avec les maîtres d'?uvre, architectes et donneurs d'ordres
Devis & facturation
- Saisie et envoi des devis
- Édition, envoi et suivi des factures
- Relances clients en cas d'impayés
Ressources Humaines
- Élaboration et envoi des contrats de travail
- Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications)
- DPAE, suivi des congés et absences
- Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable
Comptabilité (appui)
- Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l'expert-comptable
- Suivi des règlements clients et fournisseurs
Appels d'offres (marchés publics)
- Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien)
- Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
- Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées
- Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique
Compétences requises :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO)
- Bonne expression écrite et orale
- Rigueur, organisation, discrétion et réactivité
- Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée
Profil souhaité :
- Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent)
- Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus
Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1900.0 Euros à 2400.0 Euros sur 12 mois