Description du poste :
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous êtes le premier visage et la première voix du cabinet. Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous jouez un rôle central dans la qualité de la relation client auprès de nos copropriétaires, artisans et prestataires.
Vous assurez l'accueil, la gestion du flux d'informations et le traitement administratif de premier niveau pour faciliter le quotidien de l'équipe.
Missions principales
Accueil et service client :
- Accueil physique : recevoir les visiteurs, copropriétaires, artisans avec professionnalisme et bienveillance.
- Accueil téléphonique : filtrer, qualifier et orienter les appels entrants vers les bons interlocuteurs (gestionnaires, comptables).
- Gestion des demandes de 1er niveau : traiter les demandes simples (renseignements généraux, transmission de documents, prises de rendez-vous)
Gestion de l'information et secrétariat :
- Traitement du courrier et emails : relever, scanner, enregistrer et distribuer le courrier postal ainsi que la boîte mail générique du cabinet
- Envois réglementaires : préparer et affranchir les courriers recommandés (convocations d'assemblées générales, procès-verbaux, relances, etc...)
- Gestion du matériel et clés : gérer le registre des entrées/sorties de badges, bips et clés transmis aux entreprises ou nouveaux copropriétaires
Support administratif au pôle syndic :
- Saisie et mise à jour des données : mettre à jour la base de données du logiciel métier (changement d'adresse, nouveaux copropriétaires, coordonnées)
- Gestion des ordres de service (OS) : saisir et transmettre les demandes d'interventions d'urgence ou de petits travaux aux prestataires
- Archivage et classement : classer les documents physiques et dématérialisés dans les dossiers de copropriété correspondants
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Excellente maîtrise de l'orthographe - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération 13ème mois
Description du poste :
En tant qu'Assistant(e) Administratif(ve), vous êtes le premier visage et la première voix du cabinet. Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous jouez un rôle central dans la qualité de la relation client auprès de nos copropriétaires, artisans et prestataires.
Vous assurez l'accueil, la gestion du flux d'informations et le traitement administratif de premier niveau pour faciliter le quotidien de l'équipe.
Missions principales
Accueil et service client :
- Accueil physique : recevoir les visiteurs, copropriétaires, artisans avec professionnalisme et bienveillance.
- Accueil téléphonique : filtrer, qualifier et orienter les appels entrants vers les bons interlocuteurs (gestionnaires, comptables).
- Gestion des demandes de 1er niveau : traiter les demandes simples (renseignements généraux, transmission de documents, prises de rendez-vous)
Gestion de l'information et secrétariat :
- Traitement du courrier et emails : relever, scanner, enregistrer et distribuer le courrier postal ainsi que la boîte mail générique du cabinet
- Envois réglementaires : préparer et affranchir les courriers recommandés (convocations d'assemblées générales, procès-verbaux, relances, etc...)
- Gestion du matériel et clés : gérer le registre des entrées/sorties de badges, bips et clés transmis aux entreprises ou nouveaux copropriétaires
Support administratif au pôle syndic :
- Saisie et mise à jour des données : mettre à jour la base de données du logiciel métier (changement d'adresse, nouveaux copropriétaires, coordonnées)
- Gestion des ordres de service (OS) : saisir et transmettre les demandes d'interventions d'urgence ou de petits travaux aux prestataires
- Archivage et classement : classer les documents physiques et dématérialisés dans les dossiers de copropriété correspondants
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Excellente maîtrise de l'orthographe - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération 13ème mois