Secrétaire administrative (H/F)

Description du poste :

1) Accueil et communication :
o Assurer l'accueil physique des visiteurs, partenaires, prestataires etc et des différents RDV programmés au siège
o Gérer les appels téléphoniques du siège : réception, filtrage, transfert et prise de messages
o Réceptionner, traiter, rédiger et diffuser le courrier postal et les e-mails du siège
o Participer à l'animation des réseaux sociaux du DAC 57

2) Gestion administrative et documentaire :
o Rédiger les courriers, comptes-rendus de réunions (CA, AG.), des notes ou des tableaux de bord
o Préparer les supports de réunion, mettre à jour les documents réglementaires associatifs et les documents internes
o Classer, archiver et assurer la traçabilité des dossiers papier et numériques
o Gérer les commandes de fournitures de bureau et des supports de communication - Assurer le suivi des stocks

3) Soutien opérationnel :
o Préparer des éléments de facturation simple, demandes de devis et suivi des règlements
o Organiser la logistique des réunions ou des déplacements professionnels de la direction (réservation de salles, transport, hébergement.)
o Assister dans la recherche de prestataires et le suivi des contrats de prestations
o Assurer le suivi du matériel téléphonique & informatique

Horaires : Temps partiel - 24H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
• Gestion des emails - Exigé
• Gestion des réservations de salles de réunion - Exigé
• Rédaction d'écrits professionnels - Exigé
• Techniques de prise de notes - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Assurer la confidentialité des données - Exigé
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Exigé
• Gérer les réservations de salles et de matériel - Exigé
• Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Exigé
• Organiser l'accueil des visiteurs - Exigé
• Participer à l'organisation d'événements internes - Exigé
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
• Utiliser les outils numériques - Exigé