Description du poste :
Véritable point central de la Direction Régionale, vous serez en charge du secrétariat classique auprès des divers services (Bureau d'études, Service Travaux.) et du suivi général administratif et commercial.
Rattaché(e) directement au Directeur Régional, vous devez être polyvalent(e) et serez un pilier essentiel du fonctionnement de la Direction Régionale. En lien avec les services généraux du siège, vos missions principales seront les suivantes :
Assistance commerciale / assistance de Direction :
Réponses administratives aux appels d'offres
Rassembler les éléments nécessaires à la réalisation des dossiers d'appels d'offres
Préparer le dossier de candidature et les pièces contractuelles (Acte d'engagement, DPGF, DC4, mise en page des mémoires, etc.)
Préparation des conventions de groupement
Assistance à l'organisation/ participation aux salons professionnels
Mise à jour / réalisation de documents de communication interne et externe
Assistance Travaux : Assistance générale des chargés d'affaires
Préparation / vérification des contrats de sous-traitance
Ouverture et gestion de comptes fournisseurs
Gestion des bons de commandes
Facturation fournisseur : Suivi du circuit de validation et du règlement
Edition, mise en place et levées des garanties bancaires
Saisie des situations de travaux (Chorus)
Suivi des indices de révision / actualisation
Secrétariat courant / administratif :
Accueil physique & téléphonique des clients / fournisseurs
Gestion et commande des fournitures
Traitement du courrier et expédition
Gestion des notes & procédures internes : enregistrement, classement et archivage
Gestions des notes de frais
Profil type BTS gestion de la PME, vous justifiez d'une expérience réussie sur une fonction similaire, idéalement dans le secteur du BTP. Maitrise du pack informatique indispensable. Vos capacités d'organisation, d'anticipation, votre maitrise de la langue française et votre rigueur sont vos principaux atouts. Vous êtes reconnu(e) pour votre motivation, votre bon relationnel, votre gestion des priorités ainsi que votre rigueur administrative.
Type d'emploi : CDI à temps plein du lundi au vendredi
Tickets restaurants, mutuelle, CE
Salaire : à négocier selon profil
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Assistant de direction - Souhaité
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Exigé
- Procédures administratives - Souhaité
- Procédures d'appels d'offres - Souhaité
- Suivi de dossiers techniques - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Coordonner les réponses aux appels d'offres - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Répondre à un appel d'offres - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Primes / Intéressement