Description du poste :
Interface entre la direction, l'expert-comptable, les fournisseurs, les clients et les organismes
Poste clé du fonctionnement administratif, comptable et organisationnel de l'entreprise
Missions principales
1. Secrétariat & gestion administrative
Accueil téléphonique et gestion des courriels
Rédaction, mise en forme et suivi des documents administratifs
Gestion et suivi des contrats, courriers et dossiers administratifs
Organisation et suivi des dossiers par société (environnement multi-structures le cas échéant)
Classement rigoureux des documents, en version papier et numérique
Garantie de la traçabilité et de l'accessibilité des informations
2. Comptabilité - gestion courante (non décisionnelle)
Saisie, contrôle et suivi des factures fournisseurs
Émission, suivi et archivage des factures clients
Suivi des règlements clients et relances en cas d'impayés
Préparation et transmission des éléments comptables à l'expert-comptable
Classement des pièces comptables (achats, ventes, banque)
Suivi des tableaux de gestion : dépenses, encaissements, échéanciers
La secrétaire comptable ne prend aucune décision financière :
elle prépare les éléments, suit les flux, identifie les anomalies et alerte la direction.
3. Suivi bancaire & trésorerie
Rapprochements bancaires simples
Suivi quotidien des mouvements bancaires
Pointage des comptes
Signalement à la direction de toute anomalie, incohérence ou retard de paiement
4. Appui RH (selon organisation interne)
Préparation des éléments variables de paie (heures, absences, congés)
Classement et tenue des dossiers du personnel
Suivi administratif des embauches et des sorties
Transmission des informations aux organismes sociaux (sans gestion juridique ni décision RH)
Compétences requises
Savoirs
Bases solides en comptabilité
Très bonne maîtrise du secrétariat administratif
Connaissance des documents comptables et administratifs courants
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie)
Capacité à organiser, structurer et prioriser les tâches
Rigueur dans le suivi des documents et le respect des délais
Capacité à travailler en lien étroit avec un expert-comptable
Savoir-être (indispensable)
Discrétion et confidentialité absolues
Fiabilité et sens aigu des responsabilités
Autonomie dans l'exécution des missions
Esprit d'initiative : savoir anticiper et alerter
Communication claire et efficace avec la direction
Profil recherché
Formation en secrétariat comptable, gestion ou comptabilité
Expérience significative sur un poste similaire
À l'aise dans un environnement multi-sociétés (si applicable)
Possibilités d'évolution selon l'implication, la rigueur et les compétences
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- Analyse comptable et financière - Souhaité
- BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière - Souhaité
- Comptabilité générale - Souhaité
- DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines - Souhaité
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Gestion budgétaire - Souhaité
- Gestion de la paie - Souhaité
- Licence pro mention métiers de la gestion et de la comptabilité : comptabilité et gestion des associations - Souhaité
- Logiciels comptables - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Préparation des factures - Souhaité
- Suivi des dépenses - Souhaité
- Suivi de trésorerie - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Réaliser des opérations comptables - Exigé
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Assurer la gestion des courriers entrants et sortants - Souhaité
- Concevoir des supports de suivi et de gestion - Souhaité
- Contrôler la conformité des documents financiers - Souhaité
- Coordonner les tâches administratives - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Etablir un reporting de trésorerie - Souhaité
- Garantir la confidentialité des informations - Souhaité
- Gérer les agendas électroniques - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser des réunions internes - Souhaité
- Organiser l'archivage des documents - Souhaité
- Préparer les éléments constitutifs de la paie - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information - Souhaité
- Structurer, synthétiser des informations - Souhaité
- Superviser la mise à jour des dossiers - Souhaité
- Superviser les opérations quotidiennes - Souhaité
- Vérifier les factures et les paiements - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2350.0 Euros à 2550.0 Euros sur 12.0 mois