Description du poste :
Dans le cadre d'un remplacement de deux semaines, nous recherchons un(e) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) sur Matoury du 14/12/2026 au 03/01/2027.
1. Gérer l'accueil et le secrétariat administratif pour l'ensemble des sociétés du Groupe :
Accueillir et renseigner le personnel, les clients, fournisseurs etc...
Gérer les courriers, mails, bordereaux de transmission arrivée / départ : récupération, enregistrement, diffusion, classement, archivage . selon la procédure en vigueur ;
Assurer le standard téléphonique ;
Transmettre les messages auprès des services concernés en respectant les priorités et urgences ;
2. Assister le département des ressources humaines dans ses missions et notamment :
Répondre aux demandes de 1er niveau des salariés (attestation de travail, double des bulletins de salaire.)
Tenir à jour les dossiers des salariés
Faire signer les contrats de travail, les scanner et archiver et mettre à jour le tableau de suivi
Préparer les documents réglementaires liés à la gestion du personnel : contrat de travail, avenant, DPAE.
Assurer le suivi des titres de séjour
Gérer les avis de contravention
Faire le reporting du suivi des heures de délégation des représentants du personnel
Effectuer tout type de travaux de secrétariat liés à la gestion du personnel, (attestation, certificat .)
Classer et archiver
Compétences recherchées :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, QUADRATUS, internet)
- Connaissance en gestion de l'administration du personnel et de la paie
- Rédaction de courrier
- Accueil téléphonique
- Transmission correcte et rapide des messages dans leur ordre d'importance
- Savoir appliquer et faire appliquer les dispositions Qualité
Qualités recherchées :
- Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Rigueur et organisation du travail
- Esprit d'initiative
- Goût du travail en équipe
Expérience demandée :
- 2 à 3 ans dans le domaine du secrétariat
- Bac minimum
Horaires : Temps partiel - 25H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Niveau Bac - Souhait?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Exigé
- Gestion des emails - Exigé
- Rédaction d'écrits professionnels - Exigé
- Techniques de gestion administrative - Exigé
- Techniques de numérisation - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Utiliser une messagerie sécurisée - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Rémunération Horaire de 12.63 Euros