Description du poste :
Missions principales
1. Assistance de direction
Gestion de l'agenda de la cheffe d'entreprise (planning, rendez-vous, déplacements)
Organisation et préparation des réunions (ordre du jour, convocations, comptes rendus, suivi des décisions)
Gestion des appels, courriers, e-mails et priorisation des informations
Interface entre la direction et les interlocuteurs internes et externes
2. Gestion administrative et organisationnelle
Suivi administratif général de l'entreprise
Rédaction et mise en forme de documents professionnels (courriers, rapports, notes, présentations)
Classement, archivage et gestion documentaire
Suivi des contrats, dossiers administratifs et échéances importantes
3. Coordination et suivi des activités
Suivi des projets transversaux en lien avec la direction
Coordination entre les différents services et partenaires
Suivi des indicateurs, tableaux de bord et reporting à la direction
Anticipation des besoins et gestion des priorités
4. Gestion RH (selon organisation)
Participation à la gestion administrative du personnel (contrats, absences, congés, dossiers salariés)
Suivi des plannings et de la conformité administrative
Interface avec les organismes externes (expert-comptable, organismes sociaux, partenaires RH)
5. Gestion financière et logistique (selon périmètre)
Suivi des factures, devis et bons de commande
Préparation des éléments pour la comptabilité
Suivi budgétaire de premier niveau
Organisation logistique (événements, déplacements, fournitures, prestataires)
Responsabilités
Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel sous l'autorité de la cheffe d'entreprise
Appliquer les procédures internes et rendre compte régulièrement à la direction
Respecter strictement la confidentialité des informations traitées
Exécuter les missions confiées dans le cadre défini par la direction
Être force de proposition dans la limite de son périmètre d'action
Polyvalence importante avec missions définies
Travail en collaboration directe avec la direction
Possibilité d'évolution selon la structure et les besoins de l'entreprise
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Législation sociale - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Organisation, rigueur et gestion des priorités - Souhaité
- Autonomie dans la prise de décisions courantes - Souhaité
- Fiabilité, loyauté et professionnalisme - Souhaité
- Aptitude à travailler dans l'urgence et à s'adapte - Souhaité
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément - Souhaité
- Discrétion et sens de la confidentialité - Souhaité
- Bonne connaissance adm. juridique et RH - Souhaité
- Capacités rédactionnelles élevées - Souhaité
- Proactivité et esprit d'initiative - Souhaité
- Excellente maîtrise des outils bureautiques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération panier repas