Description du poste :
L'Assistant Administratif (h/f) a pour missions principales: la réception des échantillons, l'accueil des clients, l'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, le suivi des interventions de prélèvements.
Mission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gestion de la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Pris en charge des demandes d'analyses et planification de celles-ci.
Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réception des bons de commande,
- Enregistrement et gestion des fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Gestion des listes de diffusion par mail des résultats clients.
Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisie, planification et suivi des commandes et demandes clients
- Organisation des collectes d'échantillons et transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organisation de la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparation et expédition du matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).
Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs, livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôle et réception des livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Réception de tous les échantillons, vérification de leur conformité (identité, quantité, critères à réception), enregistrement et codage dans le logiciel, étiquetage ;
- Transmission des accusés de réception aux clients ;
- Saisie des données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparation des colis pour les laboratoires sous-traitants et organisation leur prise en charge par un transporteur ;
- Mise en application des dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Expérience similaire en laboratoire appréciée - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros sur 12.0 mois
Description du poste :
L'Assistant Administratif (h/f) a pour missions principales: la réception des échantillons, l'accueil des clients, l'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, le suivi des interventions de prélèvements.
Mission 1 :
- Suivi commercial des clients
- Gestion de la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
- Pris en charge des demandes d'analyses et planification de celles-ci.
Mission 2 :
- Suivi administratif des clients
- Réception des bons de commande,
- Enregistrement et gestion des fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
- Gestion des listes de diffusion par mail des résultats clients.
Mission 3 :
- Gestion des commandes clients
- Saisie, planification et suivi des commandes et demandes clients
- Organisation des collectes d'échantillons et transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
- Organisation de la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
- Préparation et expédition du matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).
Mission 4 : Secrétariat
- Accueil et réception des échantillons
- Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs, livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
- Contrôle et réception des livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
- Réception de tous les échantillons, vérification de leur conformité (identité, quantité, critères à réception), enregistrement et codage dans le logiciel, étiquetage ;
- Transmission des accusés de réception aux clients ;
- Saisie des données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
- Préparation des colis pour les laboratoires sous-traitants et organisation leur prise en charge par un transporteur ;
- Mise en application des dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
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Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Expérience similaire en laboratoire appréciée - Souhaité
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Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros sur 12.0 mois