Description du poste :
Le Service de Remplacement de la Somme recherche pour un de ses Partenaires sur le territoire de Martainneville sa ou futur "Assistant Administrative".
Il/elle est le garant de la facturation client et du bon suivi du stock de matière. Il/elle assure une polyvalence avec sa collègue de l'accueil et entrées/sorties de matières.
MISSION I - Facturation clients et suivi des matières
Au quotidien :
- Suivi des contrats de vente, vérification des prix
- Création des bons de livraisons informatiques après récupération des BL papier
- Editer et contrôler les factures
- Envoi aux clients, classement
En fin de mois :
- Récapitulatif mensuel des stocks pour la compta matière
- Calcul des prix moyens matières
- Transmission de statistiques (FESTAL, assurances)
- Suivi des dossiers TNA et étoupes
MISSION II -Accueil et entrées / sorties de matières
Pour la partie accueil physique :
- Assure l'accueil physique, renseigne, oriente ou accompagne les visiteurs et adhérents de la coopérative.
- Réceptionne les appels téléphoniques, « filtre »et transmet en tenant compte des plannings des collaborateurs, oriente vers les interlocuteurs concernés. Prend et transmet les messages éventuels.
- Vente aux particuliers
Pour la partie entrées / sorties de matières
- Pèse les camions à l'entrée et à la sortie
- Oriente les chauffeurs et informe ses collègues des entrées
- Etablit le bon de livraison (papier), le CMR, les transmet au chauffeur et au client
- Transmet le carnet des bons de sorties ainsi que les bons de pesées à la comptable pour facturation
- Transmet au client le bon d'enregistrement : par mail ou via le chauffeur (graines)
MISSION III - Participe à la gestion administrative et assure une polyvalence
- Assure diverses tâches de secrétariat, diverses tâches administratives
- Se forme et s'informe. Communique et rend compte de son activité au directeur et à la RAF
- Polyvalence avec ses collègues en cas d'absences de celles-ci
- Capable de s'adapter au changement lié aux évolutions de logiciel en cours et au développement de la coopérative
LES MOYENS A DISPOSITION
Matériels : Ordinateur, logiciels spécifiques (SOGI et K- net / Kerhis - Géofolia) - Outils bureautique
LE PROFIL
Savoir Faire : Connaissances, Compétences et Expérience
- Bac +2 orientation Assistant gestion PME/ PMI- 1ère expérience souhaitée- Connaissance du milieu agricole est un plus
- Connaissances de base en comptabilité
- Aptitudes rédactionnelles et orthographe
- Aptitudes pour les chiffres
- Maitrise de l'outil informatique : Pack office (Word, Excel, PP), internet, Outlook, SOGI, K-net
Savoir Etre : Aptitudes et Comportements
- Sens relationnel / Ecoute
- Sourire/ sens de l'accueil
- Aisance à l'oral / Courtoisie
- Diplomatie
- Sens de la communication - Sens de l'organisation / gestion des priorités
- Esprit d'équipe et d'entreprise ++
- Discrétion/ confidentialité
- Ouverture d'esprit/curiosité - Autonomie
- Rigueur
- Réactivité/disponibilité- Flexibilité
- Esprit d'analyse
- Humilité
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Droit du travail - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Définir des besoins en approvisionnement - Exigé
- Organiser le traitement des commandes - Exigé
- Réaliser des opérations comptables - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Horaire de 14.5 Euros sur 12.0 mois Convention collective agricole