Description du poste :
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M?.
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
AMU en vidéo :https://youtu.be/7-Hrtn-l2Q
Mission
La Faculté de droit et de science politique (FDSP) accueille près de 10 000 étudiants au sein de ses différents campus.
Créé en 1969, l'Institut d'Urbanisme et d'Aménagement Régional (IUAR) forme des étudiants en master et doctorat dans les domaines de l'urbanisme, de l'aménagement et du développement territorial. Il s'appuie sur une équipe pédagogique et administrative dynamique, ainsi que sur le laboratoire de recherche LIEU.
Missions du poste
Sous l'autorité de la directrice de l'IUAR et en lien étroit avec la référente administrative, vous assurez le suivi administratif courant des formations et contribuez au bon fonctionnement de l'institut.
La personne recrutée sera en charge de :
1. Accueil et gestion administrative
- Accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels
- Gérer le courrier et la messagerie
- Diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations
- Saisir, éditer, transmettre et classer les documents
2. Organisation et logistique
Contribuer à l'organisation des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, conférences.)
Préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs
Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
3. Gestion des intervenants et achats
Assurer le suivi des enseignants vacataires (recrutement, service fait, heures)
Recenser les besoins d'achats et demander des devis en lien avec la gestion financière
Profil
Connaissances
Connaissance du fonctionnement universitaire appréciée
Techniques de secrétariat et de gestion administrative
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et aisance avec les outils numériques et plateformes dématérialisées
Compétences professionnelles
Maîtrise des procédures administratives
Rigueur dans le suivi des dossiers
Savoir rendre compte
Capacité à saisir et actualiser des données
Qualités personnelles
Sens du service public
Rigueur et fiabilité
Autonomie et efficacité
Bon relationnel et capacité d'adaptation
Discrétion et respect de la confidentialité
Capacité à gérer les urgences
Marseille - 2 place Jules Guesde,13001 Marseille
CDD 12 mois - temps complet du lundi au vendredi
Poste à pourvoir dès que possible
Rémunération : 1490? net / mois
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
CAP, BEP et équivalents - Souhait?
Compétences
- Bac pro assistance à la gestion des organisations et de leurs activités - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Titre professionnel secrétaire assistant - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1912.0 Euros à 1913.0 Euros sur 12.0 mois