Description du poste :
À propos de nous
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M?.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu'il est possible d'étudier en France.
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s'engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté
Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.
Mission
La Faculté de droit et de science politique accueille près de 10 000 étudiants au sein de.
Créé en 1969, l'Institut d'Urbanisme et d'Aménagement Régional (IUAR) forme des étudiants en master et doctorat dans les domaines de l'urbanisme, de l'aménagement et du développement territorial. Il s'appuie sur une équipe pédagogique et administrative dynamique, ainsi que sur le laboratoire de recherche LIEU.
Missions
Sous l'autorité de la directrice de l'IUAR et en lien étroit avec la référente administrative, vous assurez le suivi administratif courant des formations et contribuez au bon fonctionnement de l'institut.
La personne recrutée sera en charge de :
1. Accueil et gestion administrative
- Accueillir, informer et orienter les usagers et les personnels
- Gérer le courrier et la messagerie
- Diffuser et mettre à jour les informations relatives aux formations
- Suivre les dossiers étudiants (cartes, émargement, diplômes, etc.)
- Participer à l'organisation des examens
- Saisir, éditer, transmettre et classer les documents
2. Organisation et logistique
Contribuer à l'organisation des manifestations scientifiques (colloques, séminaires, conférences.)
Préparer les déplacements et séjours des intervenants extérieurs
Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus
3. Gestion des intervenants et achats
Assurer le suivi des enseignants vacataires (recrutement, service fait, heures)
Recenser les besoins d'achats et demander des devis en lien avec la gestion financière
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
CAP, BEP et équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1920.0 Euros à 1921.0 Euros sur 12.0 mois