Description du poste :
Donnez du sens à votre métier au c?ur d'un établissement engagé
Au sein du pôle administratif, vous jouez un rôle essentiel dans la gestion administrative des résidents et le lien avec les familles, en collaboration étroite avec les chefs de service des structure et les services support du siège de l'association
Notre structure repose sur des valeurs fortes : bienveillance, respect, inclusion, coopération et un profond attachement au territoire marseillais.
Le poste est mutualisé sur plusieurs établissements : 2 mas, 1 foyer d'hébergement, 1 ESAT et un foyer de vie, nos équipes accompagnent des adultes en situation de handicap au sein d'un environnement chaleureux, structuré et pluridisciplinaire.
Une équipe engagée - éducative, administrative, médicale et technique - ?uvre chaque jour pour garantir un accompagnement digne et personnalisé.
Missions principales
- Création et mise à jour du dossier unique de la personne accompagnée
- Gestion et mise à jour du registre des mouvements des personnes accueillies et sur Resid ESMS pour les MAS
- Réalisation et suivi des conventions d'accueil temporaire
- Collecte et suivi des pièces nécessaires au renouvellement des notifications MDPH
- Suivi administratif des situations des résidents en lien avec les chefs de service et la comptabilité du siège
- Gestion administrative générale liée au parcours du résident au sein de l'établissement.
Accueil & relation familles
- Accueil physique et téléphonique des complexes.
- Réponse aux sollicitations administratives des familles, orientation, transmission des informations.
- Gestion du registre des mouvements (entrées / sorties).
- Information et accompagnement des familles sur les démarches administratives liées au séjour du résident.
Séjours, transferts & activités
- Recueil et diffusion des dossiers séjours/transferts.
- Rédaction des ordres de mission.
- Réception et suivi des chèques.
- Suivi des devis pour les activités, réception et relances.
- Soutien aux chefs de service pour les réservations en lien avec la comptabilité du siège.
Comptabilité & gestion financière
- Enregistrement et suivi des présences des résidents.
- Suivi des réversions et des frais d'hébergements
- Édition et suivi des factures résidents
- Suivi administratif des comptes résidents
- Gestion complète des comptes résidents :
(factures, écritures comptables, chèques, relevés, soldes et transmission aux représentants légaux.)
Rapprochement bons de commande / factures (fournisseurs, prestataires, sinistres, frais généraux, sécurité/technique).
Gestion de caisse
- Contrôle de la caisse en lien avec le chef de service
- Suivi et répartition des dépenses
- Contrôle des justificatifs et tenue des documents de suivi
Compétences recherchées :
Niveau Minimum bac +2 /3
Excellente maîtrise des outils bureautiques et capacité d'apprentissage des logiciels métiers.
Aisance dans les opérations comptables simples et les procédures administratives.
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
Sens de l'organisation et rigueur administrative
Une connaissance du secteur médico-social et de son environnement réglementaire serait un plus
Sens de l'accueil et de l'écoute.
Rigueur, organisation, fiabilité.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Esprit d'équipe et sens du service.
Empathie et patience avec les familles.
Travail d'équipe
Ce que nous vous offrons
- Une équipe pluridisciplinaire engagée, bienveillante et soudée.
- Une intégration accompagnée et des formations régulières.
- Un environnement de travail motivant, structuré et humain.
- Des outils modernes et un soutien managérial de proximité.
- Avantages liés à la convention 66 et à la structure (mutuelle, primes, congés, etc.)
Possibilité d'une journée en télétravail
Rémunération selon la convention applicable + rep
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1824.0 Euros sur 12.0 mois Indemnité Laforcade