Description du poste :
Les différentes missions seront amenées à évoluer ou à être modifiées selon le profil du collaborateur
Vos missions :
ADMINISTRATIF :
- La préparation, la gestion et la saisie des dossiers de formation
- La gestion des stocks, des prestataires extérieurs pour la maintenance des locaux et des fournisseurs.
LOGISTIQUE et ACCUEIL DU CENTRE :
- L'accueil des stagiaires en formation et formateurs dans notre centre de formation
- La réception d'appels téléphoniques d'entreprises, stagiaires, formateurs et fournisseurs
- L'organisation des plannings, la préparation matérielle des salles et la mise en place des formations (plannings, matériel, fournitures, salles)
RH :
- La diffusion d'annonces d'offre d'emploi dans le cadre du recrutement des formateurs : tri, classement des CV et premiers contacts téléphoniques
- L'élaboration des relevés mensuels d'activité + contrôle des factures des formateurs en honoraires
QUALITÉ :
- Le suivi des procédures qualité dans le cadre de la certification Qualité QUALIOPI
COMMUNICATION DIGITALE (optionnel) :
- Création de publication et story sur Instagram
- Création d'emailings
Profil recherché :
- De formation BAC à BAC+2. Plus que le niveau d'étude, c'est surtout votre personnalité et votre capacité à être force de proposition qui seront des atouts essentiels pour mener à bien vos missions.
- Vous aimez le contact clientèle et avez le sens du service et de l'écoute
- Vous êtes rigoureux(se), souriant(e), avez le sens de l'organisation
- Vous êtes dynamique et appréciez le travail en équipe.
Horaires : Temps partiel - 32H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Souhaité
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau - Souhaité
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Saisir des documents juridiques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 14.5 Euros