Description du poste :
Au sein de la Direction Générale Adjointe, l'Attaché(e) de Direction assure l'organisation et la coordination des activités du Président, en lien étroit avec la Gouvernance et la Direction Générale. Il/elle garantit la gestion fluide de l'agenda, le suivi des dossiers et la qualité des échanges, contribuant ainsi au bon fonctionnement institutionnel de la CCIAMP.
Activités principales :
- Gérer l'agenda du Président
- Organiser les rendez-vous et déplacements via l'agence de voyage (informations logistiques, réservations hôtels, billets avion, train, taxi, taxi-motos.)
- Être en lien avec les différentes directions pour le planning des événements organisés en présence du Président
2. Assurer le secrétariat
- Réceptionner et filtrer les appels
- Assurer le suivi des courriers et mails entrants et sortants, ainsi que leur tri et leur enregistrement sur Open Bee.
- Mettre en forme et rédiger les courriers et mails
- Analyser, qualifier et transmettre les mails importants
- Réaliser le suivi des dépenses du président
3. Gérer les dossiers
- Gérer et suivre les dossiers de manière complète et structurée
- Assurer la cohérence et l'exactitude des informations au sein des dossiers
- Préparer et contrôler les documents soumis à la signature du Président
4. Gérer la logistique
- Réserver des salles de réunion et prestations repas
- Accueillir les visiteurs
- Être en interface avec l'huissier : partage de l'agenda, précisions sur les déplacements et rendez-vous, accueil des personnalités
Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Annuel de 35000.0 Euros sur 13.0 mois