Description du poste :

Au sein de l'EnvA, le BioPôle Alfort, laboratoire d'analyses et d'appui scientifique et technique, mène des actions pédagogiques, de diagnostic, d'expertise et de recherche. Le BioPôle Alfort est constitué de trois services (pathologie clinique, biologie clinique, infectiologie).
Le gestionnaire administratif et financier (H/F) prend en charge la gestion administrative et financière, ainsi que le secrétariat médical du BioPôle Alfort, afin de contribuer à la performance des équipes, dans le cadre de la structuration de la plateforme para-clinique.

Sous l'autorité du directeur du BioPôle, le gestionnaire administratif et financier (H/F) effectue les missions suivantes :

1) Gestion administrative et financière :
Finance
Gestion des commandes : enregistrement des engagements juridiques, envoi des bons de commande, réception des colis, traitement des bons de livraison et suivi des factures.
Relation avec les fournisseurs (en lien avec le suivi des commandes).
Suivi financier (recettes et dépenses) des conventions de recherche et de prestation de service.
Contribuer au suivi financier par service, en particulier la gestion des prestations internes.
Gestion des missions et des remboursements de frais

Administration
Participation à la mise en ?uvre d'une démarche qualité au secrétariat.
Suivi des plannings du personnel du BioPôle.
Suivi des contrats de maintenance en lien avec les responsables de service
Rédaction de compte-rendu de reunions.
Gestion des archives.
Gestion des dossiers d'accueil de stagiaires.
Diverses autres missions de soutien en fonction du besoin.

2) Secrétariat médical :
Gestion des analyses (internes et externes) : enregistrement, envoi des résultats et suivi financier
Accueil, information, orientation et conseil dans les démarches des interlocuteurs externes (téléphone, mails et visiteurs).
Récupération et ventilation du courrier et des prélèvements en provenance du Chuv-Ac.
Préparation et envoi de kits analyses en mycologie.

Savoirs/Savoir-faire
Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du laboratoire
Restituer l'information écrite et orale sous forme de synthèse
Maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
Gérer les stocks de consommables bureautiques
Gérer les relations avec les professionnels et la clientèle
Organiser l'activité du secrétariat
Respecter les procédures

Savoir être
Autonomie
Sens de l'initiative
Discrétion : gérer la confidentialité des informations et des données
Communiquer et interagir avec son environnement professionnel tout en ayant un attrait pour le travail en équipe
Sens de l'organisation

CDD de 12 mois renouvelable à pourvoir immédiatement
Travail à temps plein. Temps hebdomadaire de 38h10. 50 jours de congés annuels, mutuelle, forfait mobilité durable.
Une partie des missions est éligible au télétravail.

Horaires : 38H10/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

  • Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
  • Classer des documents - Souhaité

Qualités professionnelles


Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Rémunération selon le barème des rémunérations de l'EnvA

Autres informations :

Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée