Description du poste :
La Paroisse Notre Dame des Apôtres recherche actuellement un(e) assistant(e) paroissial(e) dans le cadre d'un remplacement maladie. En lien avec votre équipe et les différents interlocuteurs liés à vos activités, vous prenez en charge les missions suivantes :
Accueil et secrétariat général:
- Accueillir et orienter les visiteurs, gérer les appels téléphoniques, courriers et emails.
- Fournir des renseignements divers et répondre aux demandes spécifiques.
- Suivre les stocks et passer les commandes de matériel administratif, mobilier, de ménage et d'hygiène.
- Gérer les abonnements aux revues et presse.
- Collaborer avec la comptabilité pour le suivi des factures.
- Tenir à jour les plannings d'occupation des salles paroissiales et des églises.
- Gérer le calendrier des célébrations, des célébrants et les plannings des différentes équipes (baptême, mariage, funérailles, catéchèse, etc.).
- Assurer la gestion des réservations pour les salles de réunion et les retraites de préparation (catéchèse et communion).
Communication paroissiale:
- Préparer et diffuser la feuille d'annonces hebdomadaire ainsi que la newsletter numérique.
- Mettre à jour le site paroissial, la page Facebook, le compte Instagram ainsi que les informations sur Messeinfos.
- Préparer des affiches, tracts et annonces pour les événements paroissiaux (ex : dans le journal "Le Progrès").
Gestion des dossiers sacramentels:
- Assurer la gestion administrative des baptêmes, mariages et funérailles : réception des demandes, préparation des dossiers, prise de rendez-vous, suivi des dérogations et invitations aux temps de préparation.
- Soutenir les équipes (baptême, mariage, funérailles) dans leur organisation, matériel et inscription aux formations.
Administratif et soutien aux équipes:
- Administrer la base de données paroissiale (Enoria) et suivre l'équipe des accueillants.
- Collaborer avec l'association paroissiale concernant la gestion des locaux et leur entretien.
- Tenir à jour les registres paroissiaux (baptêmes, mariages, funérailles) et établir des copies d'actes.
- Préparer les feuilles de chants, documents pour les célébrations, et effectuer les achats nécessaires (hosties, vin, cierges).
Profil recherché
- Formation : Diplôme en secrétariat ou assistanat (niveau Bac à Bac+2).
- Compétences informatiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Compétences rédactionnelles : Capacité à rédiger divers documents avec rigueur et précision.
- Organisation et fiabilité : Autonomie, sens de l'organisation et gestion des priorités.
- Confidentialité et discrétion : Sens du respect de la confidentialité dans le cadre du travail au sein de la paroisse.
- Adaptabilité : Capacité à s'adapter à des tâches variées et à travailler en équipe.
- Connaissance ecclésiale : Une bonne connaissance de l'environnement ecclésial serait un atout.
Type de contrat : cdd
Temps de travail: 50 % soit 17h30 par semaine
Rémunération : de 911,52 euros bruts mensuel
Pote à pourvoir au plus tôt
Si vous êtes organisé(e), polyvalent(e), et souhaitez contribuer à la vie d'une paroisse, n'hésitez pas à nous adresser votre candidature !
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Horaire de 12.02 Euros à 12.03 Euros sur 0.0 mois soit un salaire de 911,52 euros bruts par mois