Description du poste :
L'assistant(e) de direction soutient les activités des membres du CODIR sur les aspects administratifs et assure l'interface avec les équipes internes et externes. Rattaché(e) à la Direction du campus, vous participerez au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'établissement.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à réaliser les missions suivantes :
- Appui administratif des membres du CODIR afin d'optimiser la gestion de leur activité : organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, gestion des notes de frais, suivi de missions spécifiques à leurs champs d'intervention.
- Interface administratif et comptable avec les services du siège : relevés bancaires, notes de frais, factures, .
- Commande matériel pédagogique : mobilier, fournitures, .
- Gestion des déplacements des collaborateurs
- Gestion des dossiers spécifiques : OPCO, subventions, CVEC, ouvertures de classes, renouvellement des habilitations.
- Organisation d'événements ponctuels interne et ou externes (commande buffets, préparation logistique, accueil)
- Participation à des évènements Campus dans leur organisation en lien avec l'équipe Communication (remise de diplôme, gala fin d'année, team buildings)
Votre profil
Vous préparez un BTS Gestion de la PME (GPME) et recherchez une alternance vous permettant de développer vos compétences en gestion administrative et en assistance de direction.
Vous êtes reconnu(e) pour :
- votre sens de l'organisation et de la rigueur ;
- votre aisance relationnelle et votre sens du service ;
- votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
- votre capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser vos tâches ;
- votre autonomie, votre réactivité et votre esprit d'initiative ;
- vos qualités rédactionnelles et votre bonne maîtrise de l'orthographe ;
- votre maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
Curieux(se), impliqué(e) et doté(e) d'un bon esprit d'équipe, vous avez envie de vous investir dans des missions variées au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et d'apprendre aux côtés d'une équipe engagée.
Une première expérience en entreprise serait appréciée.
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
- Assurer la coordination des voyages d'affaires - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Planifier et organiser des réunions - Souhaité
- Préparer les dossiers pour les réunions de direction - Souhaité
- Rédiger un compte rendu de réunion - Souhaité
- Rédiger un écrit professionnel - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 802.82 Euros à 1250.0 Euros - majoration 39h majoration 39h