Description du poste :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers du CIAS
( public isolé et vulnérable de moins de 60 ans sans enfants mineur à charge)
Renseigner et orienter le public vers les structures compétentes en fonction des demandes
Prise de rendez vous et soutien administratif des travailleurs sociaux de la structure
Travail administratif : gestion de la domiciliation, courriers, gestion de plannings, etc
Gestion du courrier ( papier et mail ) de la structure, tenue de tableaux,...
Collectivité territoriale - Poste à 80% sur 4 jours à définir ( hors weekend)
Vous avez impérativement une première expérience en accueil de public vulnérable et vous disposez de qualités relationnelles avérées.
Horaires : Temps partiel - 28H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Environnement administratif, institutionnel et politique - Souhaité
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Numériser des documents, médias ou supports techniques - Exigé
- Organiser l'agenda des réunions - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Utiliser une messagerie sécurisée - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération selon bareme fonction publique agent administratif smic