Description du poste :
Service : CHU Hommes Seuls, 27 rue des stations à Lille (Possible déménagement sur Halluin en 2028)
MISSIONS
- Gestion du secrétariat courant (mail, frappe et mise en forme de courriers, compte rendu.)
- Activités liées à la gestion des ressources humaines
- Tenue du standard téléphonique et accueil physique
- Préparation de la navette courrier
- Classement, archivage
- Actualisation des documents Associatifs
- Préparation des dossiers usagers
- Tenue des tableaux de bord et du drive/dropBox
- Extraction de données statistiques
- Mettre en place des outils de suivis de l'activité
- Gestion du stock de fournitures et établissement du bon de Commande
- Suivi du planning collectif en lien avec le Chef de Service
- Centralisation et suivi des demandes de congés de l'équipe
- Veille à l'actualisation de l'affichage obligatoire
- Organiser les visites et les rendez-vous à la médecine du travail
- Effectuer le suivi et la rédaction des contrats de travail à durée déterminée et leurs avenants sur la base des modèles et outils à disposition, complétés.
- Etablir les demandes d'avenants de contrat à durée indéterminée sur consigne du cadre socio-éducatif en vue d'une complétude exhaustive nécessaire à l'établissement du contrat
- Récupérer et transmettre au siège les éléments nécessaires à la tenue du dossier individuel des salariés du service ou de l'établissement.
- Gérer et suivre les procédures de recrutement selon les besoins du service (suivi du recrutement, gestion des rendez-vous)
PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES
- Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur professionnelle et discrétion nécessaire.
- Disponibilité, autonomie et bonne gestion du stress
- Capacité de reporting et de communication, aisance relationnelle avec l'interne comme l'externe
- Esprit d'initiative, capacité d'adaptation et d'observation
- Excellente maitrise du pack office et des outils de communication
- Une expérience de 2 ans au moins dans un poste similaire est souhaité : dans l'idéal au sein de la branche ou du secteur associatif, sur un périmètre au moins équivalent
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
CAP, BEP et équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Bonnes capacités orales et rédactionnelles - Exigé
- Organisation, rigueur, discrétion - Exigé
- Bonne gestion du stress - Exigé
- Aisance relationnelle interne et externe - Exigé
- Excellente maîtrise du pack Office et outils com - Exigé
- Exp souhaitée poste similaire ou association - Souhaité
- Tenue du standard et accueil physique - Exigé
- Effectuer suivi et rédaction des contrats cdd - Exigé
- Gérer/suivre procédures recrutement- gestion rdv - Exigé
- Suivi planning collectif et des demandes de congés - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2215.22 Euros sur 12.0 mois 2215.22 € pour 1 ETP travaillé
Description du poste :
Service : CHU Hommes Seuls, 27 rue des stations à Lille (Possible déménagement sur Halluin en 2028)
MISSIONS
- Gestion du secrétariat courant (mail, frappe et mise en forme de courriers, compte rendu.)
- Activités liées à la gestion des ressources humaines
- Tenue du standard téléphonique et accueil physique
- Préparation de la navette courrier
- Classement, archivage
- Actualisation des documents Associatifs
- Préparation des dossiers usagers
- Tenue des tableaux de bord et du drive/dropBox
- Extraction de données statistiques
- Mettre en place des outils de suivis de l'activité
- Gestion du stock de fournitures et établissement du bon de Commande
- Suivi du planning collectif en lien avec le Chef de Service
- Centralisation et suivi des demandes de congés de l'équipe
- Veille à l'actualisation de l'affichage obligatoire
- Organiser les visites et les rendez-vous à la médecine du travail
- Effectuer le suivi et la rédaction des contrats de travail à durée déterminée et leurs avenants sur la base des modèles et outils à disposition, complétés.
- Etablir les demandes d'avenants de contrat à durée indéterminée sur consigne du cadre socio-éducatif en vue d'une complétude exhaustive nécessaire à l'établissement du contrat
- Récupérer et transmettre au siège les éléments nécessaires à la tenue du dossier individuel des salariés du service ou de l'établissement.
- Gérer et suivre les procédures de recrutement selon les besoins du service (suivi du recrutement, gestion des rendez-vous)
PROFIL PROFESSIONNEL / COMPETENCES ATTENDUES
- Bonnes capacités d'expression orale et rédactionnelle
- Sens de l'organisation, rigueur professionnelle et discrétion nécessaire.
- Disponibilité, autonomie et bonne gestion du stress
- Capacité de reporting et de communication, aisance relationnelle avec l'interne comme l'externe
- Esprit d'initiative, capacité d'adaptation et d'observation
- Excellente maitrise du pack office et des outils de communication
- Une expérience de 2 ans au moins dans un poste similaire est souhaité : dans l'idéal au sein de la branche ou du secteur associatif, sur un périmètre au moins équivalent
Horaires : Temps partiel - 17H30/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
CAP, BEP et équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Modalités d'accueil - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Règles d'affranchissement du courrier - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Bonnes capacités orales et rédactionnelles - Exigé
- Organisation, rigueur, discrétion - Exigé
- Bonne gestion du stress - Exigé
- Aisance relationnelle interne et externe - Exigé
- Excellente maîtrise du pack Office et outils com - Exigé
- Exp souhaitée poste similaire ou association - Souhaité
- Tenue du standard et accueil physique - Exigé
- Effectuer suivi et rédaction des contrats cdd - Exigé
- Gérer/suivre procédures recrutement- gestion rdv - Exigé
- Suivi planning collectif et des demandes de congés - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2215.22 Euros sur 12.0 mois 2215.22 € pour 1 ETP travaillé