Description du poste :
Le secrétaire médical (H/F) facilite le travail de la Direction sur des activités administratives et sur le traitement d'informations. Interface auprès de divers interlocuteurs internes et externes, il est contributeur actif au sein du pôle administratif. Il est responsable des tâches confiées et de leur réalisation dans les meilleurs délais. Il participe aux différents projets de service et à la démarche d'amélioration continue.
1. Gestion de l'accueil physique et téléphonique avec les outils déployés et traitement informatif
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique : orientation des personnes vers l'interlocuteur adéquat et traçage des appels.
- Traitement journalier des appels relatifs aux missions confiées.
- Gestion des entrées et sorties du courrier : enregistrement sur le cahier de suivi
- Rédaction, mise en forme , édition, transmission de courriers et documents administratifs
- Gestion des cartes d'anniversaires, de décès envoyées aux personnes en soins et à leur famille
2. Gestion de données / suivi des dossiers patients
- Constitution et archivage mensuel des dossiers patients sous formats informatique et papier
- Gestion des courriers destinés aux intervenants extérieurs : médecins, IDEL et à la famille des personnes prises en soins
- Suivi des entrées / sorties en s'assurant de leur exactitude
- Gestion des certificats médicaux dans les dossiers patients
- Contrôle de la validité des attestations d'ouverture de droits et gestion des retours de ces attestations
- Préparation et gestion des statistiques mensuelles et annuelles en vue de l'élaboration du rapport d'activité
3. Gestion des plateformes de données administratives des patients
- Plateforme RESIDESMS avec la sécurité sociale
- Suivi des entrées et des sorties de patient
- Logiciel DOMILINKSSIAD
- Mise à jour des données administratives concernant les patients
- Saisie des données pour les statistiques
- Gestion de l'interface bureautique (publipostage)
4. Gestion logistique du service
- Saisie , suivi et réception des commandes du matériel de soin
- Gestion des commandes et stocks de fournitures de bureau et produits courants pour la structure
- Suivi du roulement des blouses des aides soignant(e)s
5. Gestion du dossier du bureau et conseil d'administration de l'association
- Préparation de la logistique des réunions du bureau, assemblées générales et instances diverses (édition de documents, envoi des convocations, préparation de la salle, rédaction du procès-verbal, déclaration en préfecture)
- Classement et archivage des convocations procès-verbaux..
6. Activités transverses
- Apport de sa maîtrise technique pour l'élaboration et la mise en ?uvre des différents projets du service
- Participation au plan d'amélioration continue de la qualité sur son champ d'activités
- Participation à des comités de pilotage concernant la qualité
7. Activité RELAI : Ressources humaines / Comptabilité
- Contrôle de la complétude du dossier administratif du salarié lors d'un recrutement
- Rédaction des contrats de travail et vérification du retour des contrats de travail
- Réalisation de la déclaration unique d'embauche ainsi que l'adhésion à la caisse de retraite
- Contrôle des feuilles de kilomètres effectués par le personnel et des frais de stationnement pour le calcul des frais kilométriques
Rémunération et avantages
Convention collective CCN51 - Filière administrative - Coef de référence : 376 + Prime décentralisée 5% + Indemnité Laforcade
Jours de RTT
Reprise possible d'ancienneté selon CCN51
Mutuelle santé prise en charge à 50% par l'employeur
?uvres sociales : places cinéma, chèques culture, chèques Cadhoc
Profil
Expérience et/ou Diplôme de secrétaire médicale
Expérience dans la gestion administrative.
Maitrise des logiciels Excel et Word.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- DUT carrières sociales option assistance sociale - Souhaité
- Secrétaire médical - Exigé
- Secrétaire médical et médico-social - Exigé
- Titre professionnel secrétaire assistant médico-social - Souhaité
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
- Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Renseigner des documents médico-administratifs - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2046.0 Euros à 2142.0 Euros sur 12.0 mois
Description du poste :
Le secrétaire médical (H/F) facilite le travail de la Direction sur des activités administratives et sur le traitement d'informations. Interface auprès de divers interlocuteurs internes et externes, il est contributeur actif au sein du pôle administratif. Il est responsable des tâches confiées et de leur réalisation dans les meilleurs délais. Il participe aux différents projets de service et à la démarche d'amélioration continue.
1. Gestion de l'accueil physique et téléphonique avec les outils déployés et traitement informatif
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique : orientation des personnes vers l'interlocuteur adéquat et traçage des appels.
- Traitement journalier des appels relatifs aux missions confiées.
- Gestion des entrées et sorties du courrier : enregistrement sur le cahier de suivi
- Rédaction, mise en forme , édition, transmission de courriers et documents administratifs
- Gestion des cartes d'anniversaires, de décès envoyées aux personnes en soins et à leur famille
2. Gestion de données / suivi des dossiers patients
- Constitution et archivage mensuel des dossiers patients sous formats informatique et papier
- Gestion des courriers destinés aux intervenants extérieurs : médecins, IDEL et à la famille des personnes prises en soins
- Suivi des entrées / sorties en s'assurant de leur exactitude
- Gestion des certificats médicaux dans les dossiers patients
- Contrôle de la validité des attestations d'ouverture de droits et gestion des retours de ces attestations
- Préparation et gestion des statistiques mensuelles et annuelles en vue de l'élaboration du rapport d'activité
3. Gestion des plateformes de données administratives des patients
- Plateforme RESIDESMS avec la sécurité sociale
- Suivi des entrées et des sorties de patient
- Logiciel DOMILINKSSIAD
- Mise à jour des données administratives concernant les patients
- Saisie des données pour les statistiques
- Gestion de l'interface bureautique (publipostage)
4. Gestion logistique du service
- Saisie , suivi et réception des commandes du matériel de soin
- Gestion des commandes et stocks de fournitures de bureau et produits courants pour la structure
- Suivi du roulement des blouses des aides soignant(e)s
5. Gestion du dossier du bureau et conseil d'administration de l'association
- Préparation de la logistique des réunions du bureau, assemblées générales et instances diverses (édition de documents, envoi des convocations, préparation de la salle, rédaction du procès-verbal, déclaration en préfecture)
- Classement et archivage des convocations procès-verbaux..
6. Activités transverses
- Apport de sa maîtrise technique pour l'élaboration et la mise en ?uvre des différents projets du service
- Participation au plan d'amélioration continue de la qualité sur son champ d'activités
- Participation à des comités de pilotage concernant la qualité
7. Activité RELAI : Ressources humaines / Comptabilité
- Contrôle de la complétude du dossier administratif du salarié lors d'un recrutement
- Rédaction des contrats de travail et vérification du retour des contrats de travail
- Réalisation de la déclaration unique d'embauche ainsi que l'adhésion à la caisse de retraite
- Contrôle des feuilles de kilomètres effectués par le personnel et des frais de stationnement pour le calcul des frais kilométriques
Rémunération et avantages
Convention collective CCN51 - Filière administrative - Coef de référence : 376 + Prime décentralisée 5% + Indemnité Laforcade
Jours de RTT
Reprise possible d'ancienneté selon CCN51
Mutuelle santé prise en charge à 50% par l'employeur
?uvres sociales : places cinéma, chèques culture, chèques Cadhoc
Profil
Expérience et/ou Diplôme de secrétaire médicale
Expérience dans la gestion administrative.
Maitrise des logiciels Excel et Word.
Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Exig?
Compétences
- DUT carrières sociales option assistance sociale - Souhaité
- Secrétaire médical - Exigé
- Secrétaire médical et médico-social - Exigé
- Titre professionnel secrétaire assistant médico-social - Souhaité
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
- Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Renseigner des documents médico-administratifs - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 2046.0 Euros à 2142.0 Euros sur 12.0 mois