Description du poste :
Sous l'autorité de l'administratrice générale, le ou la responsable d'administration assure le suivi de l'administration générale, de l'administration de production et des ressources humaines. Il/Elle collabore avec l'ensemble des membres de l'équipe et du comité artistique. Il/Elle travaille en lien avec un cabinet comptable extérieur, un prestataire de paie et un commissaire aux comptes.
Missions :
Administration générale :
- Recherche de partenaires, développement des financements publics et privés
- Suivi des relations avec les prestataires extérieurs (notamment banques et assurances) et gestion des dossiers afférents.
- Veille et suivi des dossiers de demandes de subventions et d'aides aux projets (CPO, rédaction des dossiers, préparation des bilans, transmission des éléments)
- Suivi de la vie associative, organisation des AG, rédaction des procès-verbaux, bilans d'activité. Réception et traitement du courrier et organisation des réunions d'équipe
- Suivi du budget global de l'association (mise à jour du prévisionnel par saisie des factures), production d'indicateurs de gestion analytique en lien avec la comptabilité
- Préparation et transmission régulière des pièces comptables, établissement des documents financiers et comptables en conformité avec la législation, coordination des opérations de clôture d'exercice comptable en lien avec l'administratrice générale, le cabinet comptable et
le commissaire aux comptes
- Suivi de la trésorerie
- Edition et suivi des factures et encaissement des produits
- Exécution et suivi des règlements : chèques, virements, prélèvements, CB
- Lien avec les fournisseurs et les prestataires : devis, bons de commande, règlement
- Gestion du site internet de l'Ensemble
- Réalisation et suivi du calendrier de l'Ensemble
- Participation à la vie quotidienne et opérationnelle de la structure
Administration de production :
- Établissement, suivi et bilan des dossiers liés aux productions (crédits d'impôts, subventions spécifiques, mécénat)
- Coordination et suivi des dossiers liés aux droits d'auteurs et des relations avec les organismes concernés
- Suivi des frais des équipes de production et suivi de l'activité de production, d'accueil et de médiation de la Biennale
Ressources humaines :
- Elaboration et suivi des contrats, gestion des paies, déclarations sociales en lien avec le cabinet de paie
- Gestion des démarches relatives à l'emploi des salariés (mutuelle, plan de formation.)
- Suivi des contrats de travail avec les salariés et traitement de la paie (virement des salaires)
Profil recherché :
- Maîtrise du processus de production de concerts et de spectacles
- Maîtrise des cadres budgétaire et comptable, du fonctionnement associatif, de la législation et de la réglementation en vigueur en matière de ressources humaines
- Bonne connaissance des réseaux de la musique et du spectacle vivant
Envoyer CV, lettre de motivation et document(s) de votre choix à l'intention de Claire Séité avant le 5 mars 2026.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+5 et plus ou équivalents - Exig?
Compétences
- Elaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité
- Rédiger un contrat - Souhaité
- Optimiser les effectifs, l'adéquation et l'allocation des ressources - Souhaité
- Négocier avec des partenaires et sponsors - Souhaité
- Promouvoir une proposition, un projet - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Rémunération groupe 4 CCNEAC