Description du poste :
L'Institut Camille Miret recrute un(e) Secrétaire de Pôle (50%) Secrétaire Médicale de Pôle (50%) (H/F) à temps complet sous contrat à durée indéterminée sur le Pôle RPS (Réhabilitation psycho-sociale).
Missions principales de la secrétaire médicale:
- Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient, assurer le secrétariat,
- Assister le Médecin Chef, les Cadres Supérieurs et les Cadres Médico-Administratifs dans les tâches administratives
- Assurer la gestion des secrétaires médicales affectées au pôle en lien avec les Cadres Médico-Administratifs et le Médecin Chef.
Activités principales :
- Recueil des informations personnelles du patient ;
- Filtre téléphonique pour orientation des demandes ;
Réception, tri et distribution du courrier (courriers, fax, courriels) ;
Travaux de secrétariat :
- Traitement de tous les éléments relatifs aux dossiers médicaux (DPP et DPI) :
- Alimentation : saisie des comptes rendus ;
- Tri et classement selon le protocole (documents, dossiers, radiographies et résultats d'examens) ;
- Archivage : déclaration, réception, localisation, réactivation des dossiers ;
- Participation à la gestion des soins sans consentement (certificats) ;
- Gestion des agendas des professionnels (prise de rendez-vous) : médecins, assistantes sociales,
psychologues.
- Gestion des mouvements journaliers des patients
- en lien avec le bureau des admissions sur les services d'hospitalisation de Leyme ;
- SPIJ : gestion des emplois du temps des enfants ;
- Mise en forme d'outils à la demande de l'encadrement
Réalisation des tâches courantes de la secrétaire de Pôle :
- Travailler en collaboration avec le Médecin Chef, les Cadres Supérieurs et les Cadres Médico-Administratifs
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les plannings Octime des professionnels sous la responsabilité du Médecin Chef
- Mettre à jour les agendas et prise de RDV
- Organiser les réunions : préparer les documents de travail, prendre des notes et réaliser les comptes-rendus
- Mettre en forme les courriers et documents
- Gérer le courrier : trier, enregistrer et distribuer
- Gérer les commandes de fournitures et de matériels
Planification, organisation, pilotage de l'activité du secrétariat médical du pôle en lien avec le Cadre Médico-administratif et le Médecin Chef :
- Coordonner les moyens humains et matériels des secrétariats médicaux du pôle selon les orientations de l'établissement, du pôle et les impératifs de soins liés aux patients,
Animer l'équipe de secrétaires médicales : encadrement de proximité, gestion et développement des professionnels
- Effectuer la gestion administrative des secrétaires médicales : plannings, remplacements, formations, stagiaires, tutorats, EAP, réunions de fonctionnement trimestrielles.
- Planifier les activités et les moyens des secrétaires médicales selon les orientations de l'établissement et du pôle en matière de gestion de l'information médicale et des dossiers patients (DPI et DPP),
- Organisation, coordination, supervision des contrôles relatifs aux activités du pôle
Compétences et qualités requises:
Qualités relationnelles :
- Avoir le sens de l'organisation, de l'analyse et de la communication
- Savoir animer une équipe : encadrement de proximité, pilotage, motivation, accompagnement, évaluation, arbitrage
Qualités particulières requises :
- Avoir une bonne maîtrise de l'outil informatique
- Respecter la confidentialité des informations, le secret professionnel et faire preuve de discrétion
- Savoir informer son supérieur hiérarchique
- Loyauté
Etre titulaire d'un diplôme Bac +2 dans le domaine administratif ou managérial
Avoir une expérience significative en secrétariat médical
Primes et reprise d'ancienneté - rémunération CCN 51 - 27 CP + 27 RTT + 11 jours fériés (base temps plein) - CE
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Accueillir, orienter et renseigner un patient - Souhaité
- Actualiser le dossier médical du patient - Souhaité
- Renseigner des documents médico-administratifs - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération CCN 51, FEHAP