Description du poste :
Placé(e) sous l'autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l'assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l'activité des établissements seniors.
Les résidents :
- Accueillir, informer, orienter, accompagner,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en ?uvre par les établissements seniors,
- Accompagner le bénéficiaire dans l'instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL.),
- Assurer les inscriptions et les visites des studios,
- Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration,
- Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence),
- Informations et communication auprès des résidents et des familles.
La résidence :
- Traiter et gérer la facturation chaque mois,
- Établir et gérer les bons de commande,
- Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc..).
Activité globale :
- Participer à la vie du service ,
- Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé etc.),
- Participer à l'organisation d'évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon nouvel an),
- Participer aux réunions de service,
- Participer à la mise en place des projets,
- Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité,
- Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc ..),
- Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l'alerte 3 du plan canicule et/ou plans d'urgence sanitaire (réunion préparatoire, appels téléphoniques.),
- S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs,
- Rédaction des actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors,
- Participer à la rédaction des appels à projets et bilans,
- Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes.),
- Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services,
- Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions).
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Primes annuelles (CIA + Prime d'assiduité)