Description du poste :
Au sein de l'administration MASE OCEAN INDIEN, vous vous assurez du respect du processus MASE des entreprises adhérentes selon le processus de certification et êtes chargé(e) de :
- Assurer la gestion administrative des entreprises adhérentes : adhésions et archivages des entreprises
- Organiser les audits et les restitutions : gestion et suivi du planning, établissement des fiches de missions pour les audits, élaboration des certificats, suivi des enquêtes de satisfaction
- Gérer le suivi des auditeurs
- Veiller à la mise à jour des contacts et des coordonnées des adhérents
- Assurer le contrôle, le suivi, l'archivage des documents des entreprises adhérentes
- Etablir les factures des cotisations et assurer le suivi des paiements ainsi que les relances
- Tenir des indicateurs de suivi des entreprises adhérentes
- Organiser et préparer des réunions mensuelles
- Assurer le suivi des documents en lien avec les administrations (médecine du travail, URSAFF, préfecture.)
- Participer à des réunions nationales.
Des connaissances dans le domaine des systèmes de management de la sécurité et santé au travail et une expérience dans le secteur de l'industrie sont requises.
- Vous avez une très bonne maitrise des outils informatiques
- Vous êtes autonome, rigoureux (se), dynamique et avez le sens des responsabilités et des priorités
- Doté(e) de bonnes qualités relationnelles, vous êtes capable de transmettre vos connaissances et vous êtes en interface avec des interlocuteurs variés
- Vous êtes discret(e) et vous vous assurez de la confidentialité des informations que vous traitez.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Réaliser une veille documentaire - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération Annuel de 35000.00 Euros sur 12 mois