Assistant(e) de direction (H/F)

Description du poste :

Le Centre Hospitalier de Belle-Ile-en-Mer, établissement du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique (dont l'établissement support est le CHBA à Vannes) recrute un(e) assistant(e) de direction (h/f) pour un poste à pouvoir dès le mois de mars.

MISSIONS DU POSTE
- Assister le directeur délégué de site dans le quotidien de la direction de site
- Assurer le secrétariat de la direction de site et le suivi des dossiers
- Des missions complémentaires pourront être proposées en fonction des évolutions de la direction de site

ACTIVITES
- Accueil physique des RDV
- Réception, traitement et orientation des appels téléphoniques
- Traitement de la messagerie du secrétariat de direction
- Prise des rendez-vous, tenue des agendas et des plannings d'activité, réservation des salles
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage)
- Préparation et organisation des déplacements du directeur
- Préparation et suivi de dossiers du directeur, notamment préparation des instances
- Prise de notes et rédaction de comptes-rendus
- Aide à la préparation et à l'organisation de manifestations
- Participation à l'élaboration de supports de communication
- Gestion et suivi des plaintes/réclamations, suivi du calendrier et élaboration du rapport d'activité de la CDU
- Coordination de la maison des usagers - Mises en place d'actions de promotion de la santé

HORAIRES - AMPLITUDE HORAIRE D'EXERCICE
8h30- 17h30
Amplitude horaire : 7h30

SPECIFICITES DU POSTE - CONDITIONS PARTICULIERES D'EXERCICE
Lors de manifestations au sein de l'établissement et pour les instances : possibilités de modification de l'horaire de journée

COMPETENCES REQUISES

Savoir :
- Accueil téléphonique : connaissances générales
- Bureautique : connaissances opérationnelles
- Classement et archivistique : connaissances générales
- Communication / relations interpersonnelles : connaissances générales
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
- Secrétariat : connaissances opérationnelles

Savoir-faire :
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- S'exprimer en face -à- face auprès d'une ou plusieurs personnes
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC)

Savoir-être :
- Organisée, méthodique et rigoureuse
- Autonomie et rapidité
- Discrétion
- Qualités relationnelles développées
- Disponibilité

Expérience souhaitée d'au moins 5 ans

Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Exigé
• Méthode de classement et d'archivage - Exigé
• Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
• Techniques de numérisation - Souhaité
• Techniques de prise de notes - Souhaité
• Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
• Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Exigé
• Classer des documents - Exigé
• Gérer un planning - Exigé
• Organiser des déplacements professionnels - Exigé
• Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
• Relayer de l'information - Exigé
• Utiliser les outils numériques - Exigé
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/ en réseau - Exigé
• Identifier les informations communicables à autrui - Exigé

Qualités professionnelles