Description du poste :
Sous l'autorité du Directeur Général des Services, vous serez chargé d'assurer le secrétariat du Maire.
Secrétariat du Maire :
- Gestion agenda, prise de rdv
- Réponses aux administrés
- Convocation diverses instances (commissions.)
- Ouverture, enregistrement et transmission du courrier
- Gestion de plusieurs boites mails
Suivi des dossiers structurants et transversaux sous la hiérarchie du DGS et en lien avec les élus :
- Accompagner le Maire et la Direction Générale des Services dans l'impulsion, la coordination et la gestion des projets stratégiques
- Gérer les relations avec les partenaires de la ville
- Mettre en oeuvre des outils de suivi et de gestion des dossiers
Participer à l'organisation des cérémonies en lien avec la DAC :
- Organiser les cérémonies commémoratives (invitations, déroulés, intervenants.)
- Organisation et vérification logistique des cérémonies et autres évènements (réunions de quatier, cérémonies des v?ux.)
Affaires scolaires :
- Encadrement agents du restaurant scolaire
- Encadrement ATSEM
- Référent centre social de la Douve
- Liens entre les différents intervenants (parents, instituteurs, CAF, toval)
- Elaboration et suivi du PEDT (bilan d'actions.)
Dossiers d'assurance :
- Suivi des dossiers d'assurance
- Déclaration des sinistres
Profil recherché :
Disponibilité
Présence aux cérémonies et aux réunions (estimées à 3 par mois)
Temps de travail annualisé
SAVOIR / SAVOIR FAIRE :
Culture territoriale et institutionnelle
Bonnes connaissances des collectivités territoriales
Connaissance de la règlementation en vigueur
SAVOIR ETRE :
Discrétion
Rigueur
Autonomie
Bon relationnel
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Selon grilles indiciaires