Description du poste :
Offre d'emploi : Assistant polyvalent d'agence H/F
BEMING est reconnu pour son expertise en Ingénierie technique et en management de projet tout corps d'état. Grâce à ce savoir-faire en maîtrise d'?uvre globale, nous accompagnons nos clients pour tout programme de construction, surélévation, restructuration ou réhabilitation : du diagnostic jusqu'à l'exploitation, nous mettons au service de nos clients des équipes d'experts en conception à haute valeur ajoutée, management de projet et conseil, qui conjuguent compétences esthétiques, techniques et budgétaires pour une exécution optimisée.
Rejoignez une équipe dynamique !
Nous recherchons un.e assistant.e pour un CDD de 5 mois éventuellement renouvelable :
Gestion administrative, commerciale, technique et documentaire de l'agence de Bayonne (64), dans le respect des procédures qualité du groupe Beming.
Poste rattaché à la DAF du siège et en étroite collaboration avec le Responsable d'agence, vous serez en charge des missions suivantes :
Administratif :
- Premier contact de l'agence : dispatch des appels et informations, accueil des visiteurs
- Travaux de secrétariat : commandes fournitures, courriers, .
- Recueillir les éléments de salaire de l'agence pour transmission au siège
- Contrôle des notes de frais
- Gestion fournisseurs
- Gestion de la transmission des pièces comptables au siège
- Gestion du matériel de l'agence : téléphone, parc auto.
Technique :
- Administrer la GED (Gestion Electronique des Documents) pour l'espace Affaires
- Administratif au côté des chargés d'affaires / chefs de projets
- Contrôle des situations de travaux, devis.
- Suivi financier des opérations de travaux, déclarations de sous traitance
- Préparation des certificats de paiements, des avenants, PV de réception de chantiers, visa d'agréments,.
- Interface avec le client, les entreprises, les collègues en interne
- Enregistrement des charges afférentes aux affaires
Commercial :
- Saisie des devis
- Préparation, envoi et suivi des factures
- Constituer les dossiers de réponse aux appels d'offres
- Accompagner le responsable d'agence dans l'action commerciale : gérer le planning et les RDV, relance, suivi des actions, phoning
Savoir être : rigueur et organisation sont maitres mots, gestion des priorités, aimer le travail en équipe
Logiciel : pack office (Excel en particulier, Word)
Expérience réussie en assistanat de 2 ans minimum
Travail en semaine : 20 heures hebdomadaires, horaires à définir
Lieu de travail : Lahonce (64)
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
- EXCEL - Exigé
- WORD - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération Mensuel de 1200.0 Euros à 1250.0 Euros