Description du poste :
Le service EJS gère les affaires scolaires, périscolaires, extra-scolaires (loisirs enfance jeunesse) et sportives. La direction du service s'appuie sur le soutien de deux assistantes, qui assument conjointement le secrétariat et l'accueil du public. Chacune est plus particulièrement positionnée sur un secteur d'intervention, scolaire et périscolaire d'une part, jeunesse et sports d'autre part, tout en étant en capacité d'assurer ponctuellement ou en renfort les missions de l'autre, afin d'assurer la continuité du service public.
L'assistante jeunesse et sports assure l'accueil du public, le secrétariat du service et un soutien à la direction, plus particulièrement orienté sur les affaires relatives à l'enfance et à la jeunesse (notamment accueils de loisirs) et aux sports. Elle a notamment en charge la gestion administrative des accueils de loisirs situés à l'Espace Doyen Gosse : relations aux familles, inscriptions, facturation, établissement de tableaux de bord et bilans, établissement des documents requis par les organismes financeurs, etc.
Elle contribue à l'animation périscolaire, en participant à l'encadrement de la pause méridienne.
Accueil - secrétariat
- Accueil physique et téléphonique (orientation des visiteurs, standard téléphonique.)
- Gestion du courrier arrivée / départ
- Rédaction et frappe de documents (courriers, convocations et compte-rendu, décisions, etc.)
- Classement et archivage
- Suivi des heures réalisées par les agents
Assistance à la direction
- Préparation des instances communales (commissions, conseil municipal, comités de pilotage, etc.)
- Accompagnement de la responsable de service dans la réalisation de projets
- Suivi de projets
- Production de statistiques et documents d'aide à la décision
Gestion administrative des centres de loisirs
- Inscriptions, gestion des dossiers des centres de loisirs sur logiciel Aiga iNoe
- Lien avec la directrice du centre : transmission des informations et documents nécessaires au bon fonctionnement du centre et à la bonne information des familles
- Communication (envoi des programmes, mise à jour espace familles et site Internet, etc.) et information des familles
- Suivi logistique (commande de repas, émission de bons de transport, réservations, etc.)
- Suivi comptable (facturation, relation avec la TP pour le suivi des recouvrements) - Régisseur suppléant de la régie d'avance EJS
- Etablissement des demandes de subventions à la CAF ou autres partenaires ; utilisation des outils « compte partenaire » CAF
- Réalisation des bilans annuels des accueils de loisirs
- Veille concernant la règlementation des centres de loisirs
- Gestion et traitement des aides aux vacances
Gestion des dossiers de demandes de subventions du service
- CAF : production de données d'activités et données financières
- Cantine à 1? France Agrimer, Transport scolaire ...
Suivi administratif des dossiers relatifs au sport
- Suivi administratif de la piscine, en lien avec le responsable de la piscine : commandes, suivi des contrats maîtres-nageurs, conventions associatives, etc.
- Gestion des commandes
- Chèque sport
Animation
- Animation centre de loisirs
- Animation périscolaire : pause méridienne dans les écoles 2 midis par semaine
Contraintes :
- Présence obligatoire le mercredi
- Vacances imposées, liées aux nécessités de service
Profil du candidat recherché
- Bac pro ou BTS secrétariat / comptabilité / autre diplôme du supérieur
- 1ère expérience en collectivité appréciée
- Sens du service public
- Disponibilité et polyvalence
A pourvoir le 20 avril 2026 - contrat de remplacement de 7 mois (CV et lettre de motivation obligatoire)
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération en fonction de la grille de la fonction publique