Description du poste :
Vous aurez pour missions :
1.Gestion des contacts
Mails : répondre, classer
Téléphone : répondre, transférer appels, Rappeler pour demande de renseignements
Accueil client : prise des coordonnées et demande
Courrier : Rédaction de courriers (plus rare)
2. Clients
Classer les dossiers informatiques au fur et à mesure (beaucoup de mails à archiver)
Créer fiches client
Envoi mail
Envoi documents annexes : tva, condition de travaux, pv réception.
Vérifier si documents bien signés
Classer les documents papiers
Remises de chèques (plus rare)
Préparer les dossiers appels d'offre (regrouper les fiches techniques et préparer le mémoire technique
avec M. Hijosa)
3. Fournisseurs
Scanner ou taper puis envoyer devis et commandes fournisseurs
Archiver les bons de livraison, les devis, commandes
4. Classement papiers
Dossiers clients
Fournisseurs : devis, commandes, bons de livraisons
Réceptionner et trier les documents pour Mme Hijosa
Archivage de fin d'année (clients et fournisseurs)
Photocopier les tickets autoroutes
5. Divers
Messagerie Outlook
Planning Outlook
Word, Excel
Scanner
Création de dossiers.
Site de l'opp btp pour référencer les produits chimiques
Vérifier les stocks de café, produits ménagers
Vérifier les trousses pharmacie
S'occuper de prendre les rdv pour les véhicules : réparations, contrôle technique
6. Ménage
Toutes les semaines, faire le ménage des parties hors atelier (bureau, toilettes, hall d'entrée, cuisine
collective .)
Vos 2 référents : M. Hijosa Roman (partie technique) et Mme Hijosa Nathalie (partie administrative)
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative - Exigé
- Logiciel de traitement de texte - Exigé
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
- Techniques de numérisation - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Exigé
- Gérer la communication interne et externe - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération à étudier selon expérience, études
Description du poste :
Vous aurez pour missions :
1.Gestion des contacts
Mails : répondre, classer
Téléphone : répondre, transférer appels, Rappeler pour demande de renseignements
Accueil client : prise des coordonnées et demande
Courrier : Rédaction de courriers (plus rare)
2. Clients
Classer les dossiers informatiques au fur et à mesure (beaucoup de mails à archiver)
Créer fiches client
Envoi mail
Envoi documents annexes : tva, condition de travaux, pv réception.
Vérifier si documents bien signés
Classer les documents papiers
Remises de chèques (plus rare)
Préparer les dossiers appels d'offre (regrouper les fiches techniques et préparer le mémoire technique
avec M. Hijosa)
3. Fournisseurs
Scanner ou taper puis envoyer devis et commandes fournisseurs
Archiver les bons de livraison, les devis, commandes
4. Classement papiers
Dossiers clients
Fournisseurs : devis, commandes, bons de livraisons
Réceptionner et trier les documents pour Mme Hijosa
Archivage de fin d'année (clients et fournisseurs)
Photocopier les tickets autoroutes
5. Divers
Messagerie Outlook
Planning Outlook
Word, Excel
Scanner
Création de dossiers.
Site de l'opp btp pour référencer les produits chimiques
Vérifier les stocks de café, produits ménagers
Vérifier les trousses pharmacie
S'occuper de prendre les rdv pour les véhicules : réparations, contrôle technique
6. Ménage
Toutes les semaines, faire le ménage des parties hors atelier (bureau, toilettes, hall d'entrée, cuisine
collective .)
Vos 2 référents : M. Hijosa Roman (partie technique) et Mme Hijosa Nathalie (partie administrative)
Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative - Exigé
- Logiciel de traitement de texte - Exigé
- Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Techniques de communication orales, écrites et numériques - Exigé
- Techniques de numérisation - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks - Exigé
- Gérer la communication interne et externe - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple) - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Tenir à jour des agendas personnels et partagés - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération à étudier selon expérience, études