Secrétaire du bâtiment

Description du poste :

Vous aurez pour missions :

1.Gestion des contacts
Mails : répondre, classer
Téléphone : répondre, transférer appels, Rappeler pour demande de renseignements
Accueil client : prise des coordonnées et demande
Courrier : Rédaction de courriers (plus rare)
2. Clients
Classer les dossiers informatiques au fur et à mesure (beaucoup de mails à archiver)
Créer fiches client
Envoi mail
Envoi documents annexes : tva, condition de travaux, pv réception.
Vérifier si documents bien signés
Classer les documents papiers
Remises de chèques (plus rare)
Préparer les dossiers appels d'offre (regrouper les fiches techniques et préparer le mémoire technique
avec M. Hijosa)
3. Fournisseurs
Scanner ou taper puis envoyer devis et commandes fournisseurs
Archiver les bons de livraison, les devis, commandes
4. Classement papiers
Dossiers clients
Fournisseurs : devis, commandes, bons de livraisons
Réceptionner et trier les documents pour Mme Hijosa
Archivage de fin d'année (clients et fournisseurs)
Photocopier les tickets autoroutes
5. Divers
Messagerie Outlook
Planning Outlook
Word, Excel
Scanner
Création de dossiers.
Site de l'opp btp pour référencer les produits chimiques
Vérifier les stocks de café, produits ménagers
Vérifier les trousses pharmacie
S'occuper de prendre les rdv pour les véhicules : réparations, contrôle technique
6. Ménage
Toutes les semaines, faire le ménage des parties hors atelier (bureau, toilettes, hall d'entrée, cuisine
collective .)
Vos 2 référents : M. Hijosa Roman (partie technique) et Mme Hijosa Nathalie (partie administrative)

Horaires : Temps partiel - 20H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Utiliser les outils numériques - Souhaité
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
• Classer des documents - Souhaité
• Relayer de l'information - Souhaité
• Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité