Agent en charge de la Vie Associative et de l'Evènementiel (H/F)

Description du poste :

Nous recherchons un ou une agent en charge de la vie associative et de l'évènementiel pour rejoindre notre Direction des Services à la Population.
Sous la responsabilité de la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative, Évènementiel, vous aurez en charge :
- Gestion administrative et financière du service Vie Associative et Évènementiel,
- Élaboration des plannings d'utilisation des salles municipales,
- Élaboration des documents de suivi (convention, règlement intérieur.),
- Pilotage des évènements organisés par la commune (Fête de L'Étang la Ville, Forum des associations, Fête de Noël.),

VIE ASSOCIATIVE :
Sous l'autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :
- L'élaboration du planning d'utilisation des équipements communaux mis à disposition,
- La gestion des demandes d'utilisation exceptionnelle,
- L'élaboration de l'ensemble des documents relatifs à cette utilisation (convention, R.I.),
- L'interface entre les demandes des associations, les contraintes des services municipaux et les décisions politiques,
- L'organisation d'une réunion annuelle de type bilan en présence de l'élu de secteur et des Présidents d'association,
- Le pilotage du suivi des demandes de subvention (définition des critères, étude des demandes, notification.),

EVENEMENTIEL :
Sous l'autorité et en lien étroit avec la Directrice du pôle Jeunesse, Sports, Vie Associative et Évènementiel, vous aurez en charge :
- L'élaboration et la mise à jour d'un calendrier annuel des évènements,
- La coordination administrative et opérationnelle des évènements municipaux (création d'outils type rétroplanning),
- La sollicitation des différentes institutions notamment dans le cadre de la recherche de partenariat,
- D'initier et d'expérimenter de nouvelles actions visant à contribuer au rayonnement local,
- L'organisation d'évènements visant à améliorer la cohésion et à rapprocher les équipes (Soirée du personnel, V?ux du Maire au personnel, autres à définir)
- Les évènements commémoratifs ne seront pas à votre charge.
CONTRAINTES ET AMÉNAGEMENT DU POSTE
- Transversalité des connaissances nécessitant une veille juridique constante et un plan de formation continue,
- Travail en horaires décalés et notamment le week-end,
- Présence obligatoire sur les évènements municipaux,
- Poste susceptible d'évoluer en fonction des missions confiées à la DSP,
- Poste à temps complet comprenant une permanence le samedi matin (renfort à l'accueil du public - 1 semaine sur 2),
- Régisseur d'avance et de recettes.
COMPÉTENCES REQUISES
- Être force de propositions sur l'ensemble des sujets traités,
- Être aguerri aux principes de la méthodologie de projet,
- Excellent sens des relations humaines,
- Sens du service public,
- Capacité à travailler avec l'ensemble des services municipaux,
- Rigueur, organisation et autonomie, trois qualités fondamentales,
- Discrétion et réserve professionnelle,
- Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook.),
- Connaissances des procédures administratives, de la comptabilité publique et du statut de la fonction publique territoriale.

Rémunération : Rémunération indiciaire + régime indemnitaire attractif (part fixe et part variable du RIFSEEP)
Action sociale : adhésion au CNAS, versement de prestations d'action sociale.
Transport : remboursement à 75 % des coupons d'abonnement de transports en commun pour le trajet domicile-travail

Pour candidater : envoyer CV et lettre de motivation à : ressourceshumaines@letanglaville.fr

Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée...

Profil recherché :

Compétences

• Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires - Exigé
• Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement - Exigé
• Recueillir et analyser les besoins client - Souhaité
• Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel - Souhaité
• Concevoir et gérer un projet - Souhaité
• Concevoir une animation événementielle - Souhaité
• Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation - Souhaité
• Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles - Souhaité
• Elaborer, suivre et piloter un budget - Souhaité
• Estimer les coûts et les délais d'une activité ou d'une prestation - Souhaité
• Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture - Souhaité
• Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes - Souhaité
• Gérer le budget de son unité - Souhaité
• Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires - Souhaité
• Mettre en oeuvre des actions de communication - Souhaité
• Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement - Souhaité
• Négocier avec les prestataires externes - Souhaité
• Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement - Souhaité
• Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement - Souhaité
• Réaliser la gestion administrative des contrats - Souhaité
• Réaliser le suivi d'une action, accord ou convention - Souhaité
• Répondre à un appel d'offre - Souhaité
• Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning - Souhaité
• Travailler en groupe, en réseau - Souhaité
• Utiliser les outils numériques - Souhaité

Qualités professionnelles