Assistant de direction H/F - Bon niveau d'anglais

Description du poste :

Missions principales
Assistance des associés
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien des associés (prise de RDV, courriers, e-mails, congés.).
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
- Accueillir physiquement les rendez-vous.
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques .).
- Réceptionner, trier et envoyer le courrier et colis.
- Gestion des notes de frais et des dépenses par carte bancaire étude.
- Réponse aux demandes de copie des actes de Paris avant la fusion
- Scanner les anciens dossiers clients pour supprimer les dossiers papiers
- Gestion des retours des SPF
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

Gestion du site
- Ouverture et fermeture de l'étude (ouverture/fermeture des volets).
- Installation des clients dans les salles de signatures lors des RDV.
- Checking des salles de RDV du RDC et 3ème étage avant et après les RDV : préparation et remise en ordre, gestion de la vaisselle, .
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information).
- Réaliser, en binôme avec l'étude d'Issy Les Moulineaux, des commandes de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Gestion du stock de fourniture.
- Commande des repas lors des RDV ou les réunions.
- Gestion de la décoration florale de l'étude.
Pour notre office notarial implanté à Paris 7, nous recherchons un Assistant de Direction (H/F)

Missions :
- Vérification de l'entretien des locaux avec la société de ménage.
- Gestion du fonctionnement des imprimantes : remplissage des bacs de papier, résolution des problèmes de dysfonctionnement avec le fournisseur en cas de panne, .

Missions ponctuelles
- Remplacement de l'accueil d'ISSY LES MOULINEAUX lors de ses absences (sur site d'Issy Les Moulineaux).
- Prise des appels téléphoniques en débordement du standard.

COMPETENCES REQUISES
- Bonne présentation
- Avoir les sens des priorités
- Capacité d'adaptation et réactivité
- Maitrise des logiciels bureautiques
- Aisance relationnelle
- Compétences linguistiques : bonne maîtrise du français, anglais professionnel

Horaires : 37H30/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Compétences

• Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
• Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
• Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
• Assurer la confidentialité des échanges et informations - Souhaité
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants - Souhaité

Langues