Description du poste :
Au sein de l'Agence d'Issy les Moulineaux et sous l'autorité du directeur adjoint de l'agence, vous assurez le secrétariat, le suivi administratif des dossiers et les missions de correspondante ressources humaines.
Vous êtes le véritable appui et relai du Directeur d'Agence et assurez à ce titre un rôle de coordination et de communication auprès des différents acteurs (proximité, agence, siège).
Ce poste polyvalent à l'interface des multiples interlocuteurs de l'agence nécessite de savoir faire preuve d'autonomie, de prise d'initiative et de bonnes qualités relationnelles.
En tant qu'Assistant d'Agence, agir concrètement pour l'intérêt général.
- C'est assurer le secrétariat :
o En assistant la direction de l'agence auquel il est rattaché dans le suivi des dossiers, du courrier et la tenue de l'agenda.
o En assurant la réception, le traitement du courrier reçu à l'intention de la direction et coordonner les réponses avec les différents services, organiser et réaliser le classement, tenir à jour les dossiers.
o En établissant le planning des réunions, prendre en charge la préparation matérielle des réunions, louer et réserver les salles, établir les comptes-rendus
o En participant à l'organisation matérielle et logistique des diverses manifestations et centraliser tous les process et note internes
o En organisant et suivant des convocations des commissions conciliation, des syndics
- C'est assurer les missions administratives RH de l'agence :
o En réalisant la gestion administrative du personnel de l'agence (congés, visites médicales, suivi des arrêts maladie.)
o En préparant l'arrivée des collaborateurs, les accueillir et aider à leur
intégration
- C'est assurer des missions spécifiques :
o En assurant le fonctionnement matériel de l'agence et contribuer à la qualité de l'environnement de travail
o En assurant l'accueil en remplacement du chargé d'accueil en son absence
Faciliter le quotidien de nos locataires, c'est une belle entreprise !
Horaires : 38H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Rémunération Annuel de 30000.0 Euros à 36000.0 Euros