Description du poste :

Merci de vérifier les conditions d'embauche suivantes :
- le diplôme BAC secrétariat minimum est requis et 1ère expérience en cabinet médical ou médico social et secrétariat .
- Contrat à temps partiel : 12h15 hebdomadaire
- CDD de 6 mois
- poste basé à SAVERNE et INGWILLER

Vos principales missions :
Accueil et information
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
- Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers

Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
- Gérer des admissions et sorties des usagers
- Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers

Suivi des données et tableaux de bord
- Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
- Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports
d'activité

Soutien à la direction et aux équipes
- Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
- Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)

Participer au dispositif institutionnel, en :
- Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
- Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
- Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001

Profil :
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée).

Compétences clefs
- Être un relai auprès des équipes
- Être discret et respecter la confidentialité
- Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
- Savoir prioriser, maîtriser les délais
- Être autonome

Horaires : Temps partiel - 12H15/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations


Bac ou équivalent - Exig?

Compétences

  • Gestion des emails - Exigé
  • Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
  • Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
  • Classer des documents - Exigé
  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
  • Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé

Qualités professionnelles


Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Rémunération selon expérience et reprise ancienneté aux conditions de la CCN 66 (IDCC 413 - brochure JO 3116)

Autres informations :

Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée