Description du poste :
Missions
« Apporter une assistance administrative des chantiers à nos filiales »
Notre société est dans le secteur du bâtiment et connaît une forte croissance. Nous avons un pôle travaux pour assister les filiales dans l'administration de leurs chantiers.
L'administration des chantiers passe par plusieurs vecteurs.
Vecteurs par ordre de priorité :
- Les demandes des filiales,
- Les commandes auprès de nos fournisseurs,
- La gestion de plusieurs boites mails.
Les demandes des filiales
Les demandes filiales sont regroupées dans un outil spécifique afin de permettre aux DG et leurs assistants de faire des demandes sur un chantier. Ces demandes sont de plusieurs types : Demande, Commande, Location, Etude, etc.
Compétences requises :
- Gérer les contrats avec nos sous-traitants,
- Pré-saisir les devis,
- Préparer nos outils informatiques pour tous les chantiers,
- Agir avec engagement pour atteindre l'objectif,
- Avoir le sens de la communication avec le PDG et les DG
Les commandes auprès des fournisseurs
Les commandes auprès des fournisseurs sont réalisées avec nos outils informatiques (CODIAL , JLOGICIEL). Elles font suite aux demandes des filiales.
Compétences requises :
- Maîtriser le processus de la commande jusqu'à la livraison :
- consulter les fournisseurs,
- saisir la commande ,
- s'assurer de la bonne réception
- Agir avec engagement pour atteindre l'objectif
- Communiquer avec les interlocuteurs de nos fournisseurs et interlocuteurs sur le terrain
- Saisir les commandes dites « Internet »
- Faire le point avec le pôle Gestion
La gestion de plusieurs boites mails
Cela nous permet de gérer :
- L'administration d'un chantier (Devis, OS, PV de réception)
- Les rendez-vous de chantiers
- Les comptes rendus voir éventuellement les alertes
- Les demandes de prévention (VIC, PGC, PPSPS)
Compétences requises :
- Rigueur et organisation : Les procédures à suivre sont écrites
- Complétude : Aller jusqu'au bout de la démarche
- Sens des priorités
- Sens de la communication avec les DG
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Mensuel de 2000.0 Euros à 2400.0 Euros