Description du poste :
Le secrétaire administratif assure des missions administratives. Sa polyvalence et son organisation sont ses atouts pour accomplir ses missions. Le Groupe Hospitalier recherche une secrétaire administrative en Ressources Humaines sur le site de Loos et d'Haubourdin, pour le suivi du personnel dans le cadre des domaines suivants : Carrières et Paie, Retraite.
MISSIONS PRINCIPALES :
- Dans l'ensemble des missions :
Aide à la préparation des dossiers d'Instances de l'Etablissement CME, CSE
Aide à la préparation des réunions, évènements internes et externes de l'établissement dans le domaine des RH,
Assurer l'accueil téléphonique, physique, les e-mails ainsi que le suivi des courriers RH,
Participer à la permanence RH,
Accueillir les professionnels et les orienter vers les services concernés.
Aide à la dématérialisation, au classement, à l'archivage des pièces administratives et dossiers,
- Thématique Paie et Carrière :
o Préparer les dossiers RH suivi du personnel (créer les dossiers du personnel papier, réceptionner et vérifier les pièces administratives des agents recrutés),
o Aide à la publication des annonces et transmissions aux cadres de services des candidatures, le cas échéant répondre aux candidats sur les suites données,
o Compléter les tableaux de bords RH (Listing valise de garde, candidatures),
o Aide à la saisie des déclarations en ligne ex : attestation France Travail,
o Rédiger des courriers et des attestations employeur pour le personnel.
- Thématique Retraite :
o Recherche de documents, scan, enregistrement, classement de dossiers retraite,
o Aide à la préparation des élections professionnelles 2026,
o Aide à la saisie et recherche des dossiers de validation de service et retraite des agents hospitaliers (scan, copie et archivage des dossiers)
Compétences et qualités professionnelles :
- Aptitude au travail en équipe pluridisciplinaire
- Capacité d'organisation,
- Capacité à être polyvalent et de faire preuve d'adaptabilité et de disponibilité dans les tâches administratives,
- Participation à la permanence RH,
- Capacité à faire preuve d'autonomie,
- Respecter la confidentialité des informations traitées et communiquées ainsi qu'au secret professionnel,
- Savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint..), Internet
- Appréhender l'organisation et le fonctionnement des Etablissements Publics de Santé ;
- Etre méthodique, rigoureux, polyvalent et savoir s'adapter.
Pour plus de renseignements sur le profil de poste plus détaillé et pour la transmission de votre lettre de motivation et CV, Merci de les adresser à Madame TETSI, Rh carrière à l'adresse mail suivante dtetsi@ghlh.fr
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
Rémunération Horaire de 12.02 Euros
Autres informations :
Ce poste peut être pourvu par une personne handicapée