Description du poste :
Basé(e) à Tremblay-en-France
CDI - Dès octobre 2026
Sous la responsabilité du Chef de Projet, vous assurerez le secrétariat et participerez au suivi administratif du projet auquel vous serez affecté(e). Vos missions seront organisées de la façon suivante :
Activités générales :
En charge de l'accueil téléphonique et physique : vous orienterez les visiteurs, les clients, les collaborateurs en fonction de leur demande, transmettrez à votre hiérarchie les informations recueillies et filtrez les demandes ;
Traiter l'information arrivant de l'extérieur, trier les courriers et télécopies, dépouiller le courrier et le transmettre aux services concernés ;
Saisir et mettre en forme les courriers relatifs à la gestion du chantier en veillant à respecter les délais ;
Rédiger le courrier sur directives de votre hiérarchies, du Responsable Contractuel, et des Conducteurs de Travaux ;
Réceptionner les ordres de service, diffuser l'information aux personnes concernées et assurer un renvoi dans les délais impartis ;
Organiser les réunions, et assurer la gestion des salles ;
Recenser les besoins en fournitures de bureau et équipement, et gérer leur approvisionnement.
Suivi Administratif :
Elaborer, relire et mettre en forme les support et comptes-rendus de réunion ;
Mettre en place des contrats de prestations et de sous-traitance ;
Monter les dossiers de sous-traitance (attestation de régularité des paiements des cotisations pour les sous-traitants, cotisations de Congés Payés, attestation d'assurance.) et le transmettre au Conducteur de Travaux ;
Ouvrir des dossiers de chantiers pour y classer tous les documents relatifs aux différents chantiers ;
Saisir dans le logiciel les bons de commande, après négociation de vos supérieurs et conducteur de travaux avec les fournisseurs ;
Assister au suivie de facturation ;
Assister à la préparation de revue budgétaire et Comité de Direction.
Qualité et document contrôle :
En lien à les service concerné : vous veillerez à la bonne saisie des informations demandées dans les tableaux de bords par les équipes, et vous relancerez si nécessaire en suivant les échéances ;
Mettre à jour des bases documentaires, gestion de l'archivage, amélioration continue des processus ;
Archiver et classer les documents contractuels et administratifs au format numérique (ou papier).
Ressource Humaine :
Vous pourrez être amené(e) à vous occuper d'une partie de la gestion du personnel :
Etablir les demandes d'embauche pour le service RH ;
Récupérer et vérifier les pointages ;
Assurer le suivi des absences (Congés, RTT, etc.) ;
Effectuer les demandes d'intérimaires.
Hygiène, sécurité, environnement :
Appliquer les consignes et dispositions prises en termes d'hygiène, sécurité et environnement par l'entreprise et s'assure de leurs mises en ?uvre pour son activité.
Appliquer et faire respecter les bonnes pratiques en termes de déchets, d'économie d'énergies et des papiers.
Dans le cadre de vos missions, vous serez amenés à être en contact :
En internes: Directeur de Projet, Project Manager, Conducteurs de Travaux, Chefs de chantier, Bureau d'Etudes et Services supports (Comptabilité, Gestion du matériel, Ressources Humaines, Juridique, Qualité et Environnement)
En externes: Maîtres d'?uvre, Maîtres d'Ouvrage, Cotraitants, Fournisseurs, Sous-traitants, Bureaux de contrôle, Concessionnaires intervenant sur le chantier (CGE, France Télécom...)
Horaires : 37H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+3, Bac+4 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Gestion des emails - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Contribuer à la gestion des ressources humaines - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Gérer les réservations de salles et de matériel - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Souhaité
- Organiser l'accueil des visiteurs - Souhaité
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
Langues
Anglais - Exig?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Annuel de 39000.0 Euros à 40000.0 Euros