Description du poste :
L'assistant(e) administratif(ve) sous l'autorité de la cheffe de service a pour mission
Mission 1 : Accueil et secrétariat :
- Accueil téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes)
- Accueil physique du public
- Secrétariat du chef de service
- Tenue de l'agenda général du service
- Saisie des courriers
- Enregistrement du courrier arrivée
- Répartition des courriers, revues, dossiers après visa du chef de service
- Classement des dossiers, mise à jour et archivage
- Enregistrement des autorisations d'urbanisme sur Patronum, frappe des avis
Mission 2 : Assistant(e) du technicien de l'Atelier Espaces protégés :
- Suivi administratif des procédures SPR, PDA et procédures de planification et d'urbanisme.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Gestion des urgences et des imprévus - Souhaité
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Utilisation de logiciels spécialisés - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins - Souhaité
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Veiller au respect des échéances administratives - Souhaité
- Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros