Description du poste :
Sous la responsabilité des directrices de l'association, vous assurez un rôle central dans le fonctionnement administratif de la structure, en lien étroit avec l'équipe d'intervenants socio-judiciaire et la direction (équipe pluridisciplinaire de 9 salariés).
Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique du public
- Gestion du standard, de la messagerie et du courrier
Suivi administratif des mesures judiciaires
- Réception et enregistrement des mesures
- Préparation et suivi des dossiers
- Suivi des AFM (enregistrement et relances auprès des juridictions)
- Suivi et mise à jour des données et des tableaux de reporting
- Classement et archivage
Appui aux intervenants socio-judiciaires
- Gestion des rendez-vous et des convocations
- Impression et transmission des rapports
Appui à la direction
- Élaboration et mise à jour de tableaux de bord et statistiques
- Participation aux outils de pilotage et supports internes
Gestion administrative de la facturation
- Saisie et suivi des mémoires via Chorus Pro
- Transmission des factures sur le logiciel FULLL
- Vérification administrative des frais de mission
Tâches annexes
- Gestion des fournitures
- Relation avec les fournisseurs et prestataires (téléphonie, etc.)
Profil recherché :
Expérience dans le milieu associatif
Connaissance du secteur socio-judiciaire serait un plus.
Maitrise des logiciels NemoWeb et ChrousPro appréciée.
Type de contrat proposé : CDI
Type d'emploi : Temps plein
Base : 37 heures hebdomadaires avec 13 jours de RTT par an
*** pour postuler lettre de motivation obligatoire en plus du CV ***
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Bureautique et outils collaboratifs - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Souhaité
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Souhaité
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Souhaité
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Maitrise outils bureautique (Excel) - Souhaité
- Création support numérique et communication - Souhaité
- Maitrise logiciels NemoWeb/ChrousPro - Souhaité
- Rigueur dans la saisie et mises à jour des données - Souhaité
- Connaissance du secteur socio-judiciaire - Souhaité
- Création outils de reporting / suivi de dossier - Souhaité
- Connaissance du public placé sous main de justice - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1980.0 Euros à 2000.0 Euros - Salaire calculé sur une base de 35 h avec système de RTT Salaire calculé sur une base de 35 h avec système de RTT