ASSISTANT(E) ADMINISTRATIVE BILINGUE ANGLAIS (H/F)

Description du poste :

Missions principales
1. Support aux collaborateurs

Accueillir et accompagner les nouveaux arrivants (accès informatique, organisation interne.).
Entretenir des relations positives avec les équipes et les services support (Finance, RH, IT, Direction Europe).

2. Préparation et gestion documentaire

Rédiger et mettre en forme : rapports, propositions commerciales, spécifications, notes internes, courriers.
Préparer des tableaux, présentations PowerPoint et envois DHL.

3. Administration du bureau (Operations Centre)

Gestion quotidienne des bureaux : assurer un environnement de travail optimal par la gestion efficace des espaces et des ressources matérielles. Cela inclut la maintenance régulière des équipements, la gestion de l'espace pour répondre aux besoins des équipes, et l'assurance d'une propreté et d'une sécurité maximales des locaux
Gestion administrative et financière : prendre en charge les opérations administratives courantes (traitement du courrier, gestion des fournitures), ainsi que les responsabilités financières de base, telles que la préparation du budget des services généraux, le contrôle des factures et le suivi des dépenses
Communication interne : servir de point de liaison entre la direction et les employés, faciliter la communication interne et contribuer à la mise en ?uvre de politiques visant à améliorer la culture d'entreprise
Organisation d'événements : planifier et organiser des événements internes (séminaires, formations, fêtes d'entreprise) pour renforcer l'esprit d'équipe et promouvoir la culture d'entreprise
Support RH : assister le département des ressources humaines dans certaines tâches, comme l'accueil des nouveaux employés, la gestion des dossiers du personnel et l'organisation de sessions de formation
Organiser réunions, événements internes et déplacements.
Gérer les commandes (matériel informatique, fournitures.).
Réaliser diverses tâches administratives (classement, scans, copies.).
Suivre les formations des collaborateurs et les relocalisations.
Contribuer à l'amélioration continue des procédures internes.

4. Administration financière

Assister les chefs de projet dans la mise à jour des outils internes.
Gérer le processus de facturation et le suivi des paiements.
Suivre les budgets internes du centre.
Enregistrer transferts d'heures et notes de frais.

5. Support client et projet

Mettre à jour le CRM clients/prospects.
Préparer les factures et documents divers à destination des chefs de projet.
Contribuer au suivi des créances.


Profil recherché

Diplôme en secrétariat, administration ou équivalent.
Minimum 2 ans d'expérience sur un poste administratif similaire.
Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
Anglais courant (oral et écrit).
Discrétion et sens de la confidentialité.
Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorités et de multitâche.


Conditions et avantages

Rémunération selon profil et expérience.
25 jours de congés payés + jours fériés flexibles.
Travail sur site.
Mutuelle premium, assurance vie, couverture voyage.
Plan de carrière structuré et opportunités d'évolution.

Horaires : 37H/semaine
Travail en journée

Profil recherché :

Formations

Compétences

• Gestion administrative du courrier - Souhaité
• Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
• Assurer un accueil téléphonique - Souhaité

Langues

Qualités professionnelles