Description du poste :
Service : Secrétariat / Accueil
Rattachement hiérarchique : Responsable administrative
Rattachement fonctionnel : Directeur de cabinet
Lieu de travail : Grenoble
Type de contrat : CDD
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1. Mission principale
Assurer la gestion administrative quotidienne du cabinet de diagnostic et contribuer à son bon fonctionnement en garantissant la qualité de l'accueil, la fiabilité du suivi administratif et la coordination entre les techniciens, les clients et les partenaires.
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2. Activités et responsabilités principales
Accueil et relation client
- Accueillir les clients (physiquement et par téléphone) et assurer le premier niveau d'information.
- Gérer la réception, la transmission et le suivi des demandes (mail, téléphone, site web).
- Planifier les rendez-vous et interventions des diagnostiqueurs selon les disponibilités et les priorités.
- Rédiger et envoyer les devis, relancer les clients si nécessaire.
- Relance des avis Google
Gestion administrative
- Assurer la rédaction, la mise en forme et la gestion des documents administratifs (rapports, attestations, courriers, factures, etc.).
- Suivre les dossiers clients depuis la demande jusqu'à la facturation et l'archivage.
- Mettre à jour la base de données clients et les tableaux de suivi d'activité.
- Gérer les fournitures de bureau et le classement administratif.
Comptabilité et suivi financier (en appui)
- Préparer les éléments pour la comptabilité (bons de commande, factures, règlements, relances).
- Effectuer un suivi des paiements et des relances clients.
- Assurer la liaison avec le cabinet comptable.
Support à l'équipe technique
- Coordonner les plannings des diagnostiqueurs.
- Suivre les transmissions de rapports et vérifier la conformité des dossiers.
- Aider à la gestion des certifications, formations et renouvellements administratifs.
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3. Compétences et qualités requises
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de gestion).
- Bonne connaissance des procédures administratives et de la facturation.
- Connaissance du secteur du diagnostic (immobilier, technique ou médical) appréciée.
Savoir-faire relationnel
- Sens du service et de la communication.
- Rigueur, organisation et réactivité.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Formation et expérience
- Formation souhaitée : Bac à Bac +2 (secrétariat, gestion administrative, assistanat, etc.).
- Expérience : 0 à 5 ans sur un poste similaire, idéalement dans une structure de services ou un cabinet de diagnostic.
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4. Conditions de travail
- Horaires : 35h / semaine
- Rémunération : 1823,03 euros brut mensuel
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac ou équivalent - Souhait?
Compétences
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents - Exigé
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement - Exigé
- Assurer le suivi post-vente - Exigé
- Développer l'esprit d'équipe - Exigé
- Favoriser l'entente, la collaboration - Exigé
- Lire et comprendre des tableaux de bord d?activité et des indicateurs - Exigé
- Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients - Exigé
- Optimiser les processus de vente - Exigé
- Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients - Exigé
- Participer à l?élaboration d?un devis technique - Exigé
- Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis - Exigé
- Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.) - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 1823.04 Euros sur 12.0 mois