Description du poste :
Le Centre Hospitalier de Grandvilliers recherche son assistant de direction référent formation H/F. Poste à temps plein disponible de suite. CDD renouvelable.
Mission principale :
- Faciliter et optimiser l'exercice professionnel du directeur délégué :
- Gestion de l'agenda du directeur, gestion des appels et rendez-vous, préparation des rendez-vous et des réunions
- Préparation et suivi des dossiers
- Organisation des déplacements.
- Garantir la fiabilité, la qualité et la bonne circulation des informations nécessaires à l'activité du Directeur délégué
- Chargée des instances (Gestion des instances et Secrétaire de séance) : Directoire, Conseil de Surveillance, CVS, comité de direction
Secrétariat de Direction
- Organisation des réunions institutionnelles (Conseil de Surveillance, Directoire) : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocation, suivi du quorum, préparation des supports de présentation et réalisation des procès-verbaux
- Préparation des supports de présentation du CSE
- Gère le traitement et la circulation de l'information en lien avec le cadre administratif de direction
- Accueil physique et téléphonique
- Identifier les urgences à traiter
- Gestion du courrier : ouverture du courrier, enregistrement, assurer le traitement et la circulation des informations
- Gestion de l'agenda du Directeur délégué : prise de rendez-vous, tenue de l'agenda électronique du directeur, organisations des réunions .
- Organisation de réunions : planification, convocation, préparation des dossiers
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, conventions, procès-verbaux, prise de notes et rédaction de comptes rendus.
- Enregistrement et suivi des réclamations et remerciements
- Gestion des dossiers de travaux avec le responsable logistique
- Gestion des réservations de salle
- Elaboration des tableaux d'astreintes administratives et techniques pour les sites de Grandvilliers et Breteuil
- Lien avec la presse lors de manifestations (v?ux, inauguration.)
- Lien avec les établissements de la Direction commune (CH de Beauvais, Clermont, Crèvecoeur le Grand, EHPAD de Breteuil, fondation Halleur)
Référente formation sur le site de Grandvilliers, Breteuil et la Fondation HALLEUR
- Paramétrage et mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle via le logiciel GESFORM
- Accompagnement des responsables et cadres dans la gestion des entretiens professionnels
- Recueil des demandes de formations
- Élaboration et mise en ?uvre du plan de formation (construction ou validation de dispositifs pédagogiques, achat de formation au regard des cahiers des charges)
- Planification des formations, élaboration des convocations, suivi, paiement des factures et remboursement des frais de déplacements aux agents
- Gestion de la campagne de promotion professionnelle (recueil des demandes, lien avec les cadres sur les demandes, mise en place de tests de positionnement, critères d'éligibilité et lien avec le Directeur dans le choix des départs)
- Conseil aux agents et à l'encadrement : information sur l'offre, les dispositifs existants, construction de parcours de formation
- Gestion du dispositif RECOPRO et accompagnement des professionnels dans le processus de reconversion professionnelle
- Valorisation du plan de formation et suivi du budget
- Soutien dans la mise en place de la campagne d'évaluation professionnelle
Connaissances :
Droit de la fonction publique hospitalière
Droit hospitalier
Gestion administrative
Gestion de projets
Formation initiale : Diplôme / école : Bac +2 (BTS Assistant de direction souhaité)
Exigences particulières : bonne connaissance des instances hospitalières
Horaires :
Durée moyenne hebdomadaire de référence : 39 heures
Nature des horaires et repos hebdomadaires : fixes
Détail des horaires : amplitude minimale 08h30-17h00
Horaires : 39H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Méthode de classement et d'archivage - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- Collecter et analyser des données, des informations - Souhaité
- Créer, organiser ou coordonner un évènement - Souhaité
- Définir une stratégie de communication - Souhaité
- Gérer un planning - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Relayer de l'information - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2212.17 Euros sur 12.0 mois RTT