Description du poste :
Sous l'autorité du Président de l'école de musique, vous effectuerez vos missions au sein de l'école de musique composée de 130 élèves (enfants et adultes) et de 10 professeurs. L'Ecole comprend une Harmonie, un orchestre junior et différents ateliers de musique (rock, jazz, chant, .).
Vos principales missions sont :
1. Accueil
- Assurer l'accueil physique et téléphonique auprès des différents publics de l'école (enfants, parents, enseignants)
- Inscriptions aux cours - réception des parents
- Transmission des messages aux adhérents, professeurs
2. Suivi administratif
- Répondre aux courriers-notes-mails auprès des élèves-parents-professeurs en lien avec le Président
- Gestion dossiers d'inscriptions en lien avec le Président
- Recueil mensuel des heures supplémentaires des professeurs
- Suivi de la facturation en lien avec la Trésorière
- Edition des attestations d'inscriptions et de niveaux en lien avec la directrice pédagogique et le Président
- Edition et envoi des bulletins semestriels
- Edition des fiches de suivi et d'évaluation
- Suivi des absences des élèves
- Gestion des prêts d'instruments
- Suivi des convocations des examens en lien avec la directrice pédagogique
- Gestion et édition des résultats d'évaluation
- Etablissement de tableaux de bord statistique à la demande du Président
- Gestion des réservations des salles pour les répétitions des concerts auprès de la Mairie
3. Communication :
- Gestion de la communication évènementielle auprès de la Mairie
LIEU DE TRAVAIL
Espace Ganathain, 2 place Colette Besson 69730 GENAY
Temps de travail : 4h par semaine
présence sur site obligatoire le mercredi après midi
PROFIL RECHERCHE
- Diplôme BEP Gestion/Administration ou BAC secrétariat
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Outlook
- Organisé.e, rigoureux.euse, autonome, vous savez rendre compte à votre hiérarchie
- Réactif.ve
- Qualités relationnelles, patient.e
- Aisance rédactionnelle
- Discrétion
- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement artistique apprécié
Horaires : Temps partiel - 4H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- maîtrise d'Excel (TCD) - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Rémunération Mensuel de 208.35 Euros à 230.35 Euros sur 12.0 mois