Description du poste :
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Missions principales
Rattaché(e) directement à la Direction, vos responsabilités incluent :
Gestion administrative
- Rédaction et mise en forme de documents, courriers, comptes rendus et notes internes
- Suivi des dossiers administratifs et techniques
- Classement / archivage numérique et papier
- Préparation et suivi des réunions de direction
Assistance à la Direction
- Gestion de l'agenda de la Direction
- Organisation des déplacements, réunions et rendez-vous
- Interface entre la Direction, les équipes, clients et partenaires
- Préparation des dossiers stratégiques
Suivi spécifique au secteur BTP
- Gestion administrative des chantiers (dossiers d'ouverture, DOE, PPSPS, etc.)
- Suivi des contrats fournisseurs et sous-traitants
- Vérification et suivi administratif des interventions, appels d'offres et marchés publics
- Assistance dans la préparation des réponses aux appels d'offres
Gestion financière et administrative
- Suivi des factures, devis, contrats et tableaux de bord
- Coordination avec la comptabilité
- Mise à jour et suivi des indicateurs administratifs
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Profil recherché
Compétences techniques
- Expérience confirmée en secrétariat de direction, idéalement dans le BTP
- Très bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook)
- Bonne connaissance des procédures administratives du bâtiment
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
Compétences relationnelles
- Rigueur, organisation, réactivité
- Excellente expression écrite et orale
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Aisance dans la communication avec divers interlocuteurs (direction, équipes, clients)
Formation souhaitée
- Bac+2 minimum : BTS SAM, BTS Gestion PME, BTS Bâtiment / Assistant(e) technique, ou équivalent
- Une expérience dans le secteur du BTP est un plus fortement apprécié
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Législation sociale - Exigé
- Méthode de classement et d'archivage - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Appliquer un cadre juridique ou réglementaire - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Exigé
- Assurer un accueil téléphonique - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Collecter et analyser des données, des informations - Exigé
- Gérer un planning - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser et contrôler un approvisionnement - Exigé
- Organiser la logistique des recrutements et des formations - Exigé
- Piloter une activité - Exigé
- Réaliser la gestion administrative des contrats - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Exigé
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité - Exigé
- Relayer de l'information - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération Mensuel de 2024.0 Euros sur 12.0 mois Il sera possible de faire des heures supplémentaires