Description du poste :
En tant qu'assistant administratif(ve) en charge de la coordination des services et de la gestion administrative dans une association de service à la personne, vous disposez de bonnes compétences administratives, d'une maitrise des outils bureautiques et de connaissances pratiques en facturation. Vous faites preuve de rigueur, d'organisation, de discrétion et d'autonomie.
Vous serez amené à
-assurer l'accueil physique et téléphonique,
- gérer et optimiser les plannings des intervenants à domicile.
-Réaliser des visites à domicile afin d'évaluer les besoins des bénéficiaires et de faciliter le suivi administratif ;
-Assurer le suivi administratif des activités relevant de votre périmètre ;
-Garantir une communication fluide entre les bénéficiaires, leur famille, les intervenants et l'équipe administrative ;
-Participer aux réunions d'équipe ;
-Rendre compte à la direction des situations nécessitant une décision ou un arbitrage.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée...
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Souhait?
Compétences
- Assistant de gestion - Souhaité
- Assistant de gestion et d'administration d'entreprise - Souhaité
- BTS support à l'action managériale - Souhaité
- DUT gestion administrative et commerciale des organisations - Souhaité
- Gestion des emails - Exigé
- Gestion des urgences et des imprévus - Exigé
- Modalités d'accueil - Exigé
- Normes rédactionnelles - Exigé
- Planification des tâches et gestion des priorités - Exigé
- Principes de base en comptabilité - Souhaité
- Rédaction d'écrits professionnels - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Techniques de numérisation - Souhaité
- Techniques de prise de notes - Exigé
- Titre professionnel secrétaire assistant - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Exigé
- Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Exigé
- Assurer la confidentialité des données - Exigé
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Exigé
- Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours - Exigé
- Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie - Exigé
- Maintenir à jour les dossiers administratifs - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus - Exigé
- Organiser l'accueil des visiteurs - Exigé
- Participer à l'organisation d'événements internes - Souhaité
- Préparer et suivre les dossiers de facturation - Exigé
- Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.) - Exigé
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Exigé
- Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients - Exigé
- Répondre aux demandes d'information internes et externes - Exigé
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
- Utiliser une messagerie sécurisée - Exigé
- Veiller au respect des échéances administratives - Exigé
- Montage dossiers auprès des partenaires sociaux - Souhaité
- Maitrise du jargon Medico Social - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Rémunération Selon la CCN BAD