Description du poste :
Description du poste
Description de la mission :
Organisation de l'action managériale : Le pilier du quotidien
Gestion des agendas :
Planifier et optimiser les emplois du temps des managers (réunions, déplacements, rendez-vous).
Anticiper les priorités et coordonner les disponibilités pour une organisation fluide.
Préparation et suivi des réunions :
Élaborer les ordres du jour, préparer les supports de présentation (PowerPoint, notes synthétiques) et assurer la logistique (réservation de salles, visioconférence).
Rédiger des comptes-rendus clairs et structurés pour capitaliser sur les décisions.
Traitement de l'information : Structurer et diffuser
Centraliser et organiser les données :
Classer, archiver et mettre à jour les documents stratégiques (dossiers projets, rapports, contrats).
Créer des bases de données ou des tableaux de suivi (Excel) pour faciliter l'accès à l'information.
Relayer les informations clés :
Diffuser les communications internes (notes, mails, newsletters) et assurer le lien entre les différents services.
Appui à la prise de décision : Analyser pour agir
Collecter et synthétiser des données :
Préparer des notes de cadrage ou des analyses préliminaires pour éclairer les décisions managériales.
Suivre les indicateurs (budgets, plannings, avancées projets) et alerter en cas d'écarts.
Participer aux réflexions stratégiques :
Contribuer aux groupes de travail en apportant un regard neuf et opérationnel.
Coordination des acteurs internes : Fédérer les équipes
Faciliter la collaboration :
Assurer l'interface entre les différents services (opérationnels, RH, communication) et les partenaires externes.
Organiser des points de synchronisation pour fluidifier les échanges.
Suivi des projets transverses :
Aider au pilotage de projets (ex : déploiement d'outils, animations métiers) en coordonnant les acteurs et en suivant les échéances.
Développement de compétences en communication professionnelle
Rédiger des documents professionnels :
Créer des supports clairs et percutants (emails, présentations, rapports) adaptés aux différents interlocuteurs.
Animer des échanges :
Préparer et participer à des réunions en adoptant un langage adapté (technique ou managérial selon les publics).
Profil recherché
Analyse
Préparer et piloter des plans d'actions
Gestion de projet
Connaissance outils Microsoft Office
Organisation et rigueur
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Souhaité
- Planification des tâches et gestion des priorités - Souhaité
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité - Souhaité
- Assurer un accueil téléphonique - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Rémunération à définir selon profil