Description du poste :
Poste basé à Barcelone en Espagne,
Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) et commercial(e).
Vous devrez :
-Développer et fidéliser le portefeuille clients;
-Assurer les délais pour assurer le traitement de chaque vente et commande, de la facture jusqu'à la livraison;
-Répondre à toutes les demandes internes et externes liées aux documents en cours;
-Prendre rendez-vous et gérer les plans de vente;
-Participer aux réunions préparatoires des opérations de vente;
-Mettre à jour la base de données clients;
-Mettre à jour le tableau des ventes statistiques;
-Transmettre les offres commerciales aux clients;
-Gestion des dossiers des salariés;
-Suivi des contrats de travail;
-Vérification et transmission des éléments de paie au cabinet comptable.
Création des dossiers :
-Créer les chantiers dans le logiciel devis/facture de l'entreprise;
-Créer le devis de base;
-Clôturer les chantiers.
Devis :
-Créer les clients sous le logiciel devis/facture de l'entreprise;
-Créer le devis : vérifier les montants, les comptes de vente;
-Enregistrer les acomptes.
Facturation :
-Emettre la facture : transférer la commande client en facture dans le logiciel devis/facture de l'entreprise;
-Transmettre la facture au client;
-Imprimer la facture pour le classeur des ventes;
-Effectuer les relances clients : téléphonique et courrier;
-Réaliser les situations de travaux : tableau Excel et/ou le logiciel devis/facture de l'entreprise;
-Effectuer les demandes de cautions bancaires et effectuer les demandes de main levées;
-Envoyer les situations aux clients.
Suivi administratif :
-Mettre à jour et envoyer les documents administratifs aux clients;
-Archivage des dossiers;
-Suivi des dossiers Qualibat.
Comptabilité :
-Enregistrement des règlements clients/fournisseurs;
-Emission des factures clients, le suivi des paiements et le traitement des encaissements;
-Pointage des comptes clients;
-Etablissement de tableaux de bord;
-Relances en cas de retard de paiement.
Secrétariat courant :
-Gestion du courrier;
-Accueil téléphonique;
-Accueil physique;
-Organisation de plannings;
-Gestion des commandes de fournitures;
-Photocopies et différentes activités de classement / archivage;
-Vérification et la distribution des fiches de paie.
Votre profil :
-Vous justifiez de 1 à 2 ans d'expérience sur un poste à la fois administratif et commercial
-Vous maitrisez IMPERATIVEMENT les langues Espagnol et Français
-Vous maitrisez IMPERATIVEMENT les outils bureautiques (Word,Excel,etc)
-Vous savez être force de conviction et vous ne craignez pas les défis
-Vous êtes orienté satisfaction client, faites preuve de rigueur et disposez d'une capacité d'analyse.
-Vous êtes surtout dynamique, proactif et réactif.
Poste à pouvoir immédiatement.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Souhaité
- Techniques de gestion administrative - Souhaité
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement - Souhaité
- Assurer l'ensemble des contacts sortants à destination des clients, non-clients, prospects, partenaires - Souhaité
- Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation) - Souhaité
- Développer et fidéliser la relation client - Souhaité
- Effectuer le suivi des commandes, la facturation - Souhaité
- Gérer le personnel (pointages, notes de frais, suivi des formations) - Souhaité
- Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur - Souhaité
- Gérer les échéanciers et les agendas du manager et des commerciaux - Souhaité
- Lire et comprendre des tableaux de bord d?activité et des indicateurs - Souhaité
- Participer à l?élaboration d?un devis technique - Souhaité
- Planifier et organiser des réunions commerciales - Souhaité
- Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis - Souhaité
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique - Souhaité
Langues
Espagnol - Exig?
Français - Exig?
Qualités professionnelles
Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération selon expérience