Description du poste :
Nous recherchons un(e) Secrétaire Standardiste polyvalent(e), véritable pilier de l'organisation quotidienne, capable de jongler entre accueil, administratif et secrétariat.
Dans un environnement professionnel réglementé et collaboratif, vous serez principalement chargé(e) de :
Accueil / Standard :
- Assurer l'accueil physique des visiteurs
- Gérer la permanence téléphonique au quotidien
Secrétariat :
- Rédiger, saisir et mettre en forme divers documents (courriers, comptes rendus, documents d'études, correspondances externes)
- Saisie de données
- Organiser les déplacements (réservations de taxis, trains, avions, hôtels)
- Traduire des documents simples en anglais
Assurance Qualité :
- Mise à jour et suivi de documents AQ
- Participation à la gestion documentaire
- Tenir à jour les tableaux de suivis
Back-up Logistique :
- Réception et expédition des colis et courriers
- Gestion des stocks et commandes de fournitures de bureau
- Gestion et préparation des salles de réunions
Votre profil :
Titulaire d'un Bac +2 minimum (gestion, assistanat, secrétariat.) avec au moins 2 ans d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement structuré (une expérience en industrie pharmaceutique est un plus).
Organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous maitrisez le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), internet/intranet et vous disposez d'un anglais opérationnel, à l'écrit comme à l'oral.
Vous êtes à l'aise au téléphone comme en face à face, vous avez un excellent relationnel et le sens du service. Enfin, vous savez faire preuve de discrétion et de professionnalisme.
Poste basé impérativement à Fontaine-les-Dijon au siège de l'entreprise.
Salaire à négocier selon expérience professionnelle.
Horaires : 37H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Classer des documents - Exigé
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Organiser le traitement des commandes - Souhaité
- Renseigner, mettre à jour une documentation technique - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Langues
Anglais - Souhait?
Qualités professionnelles
Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Rémunération selon expérience