Description du poste :
Au sein de la Préfecture de l'Ariège, vos activités principales seront :
- - Gestion des parapheurs transmis par les DDI : suivi, contrôle du formalisme, enregistrement, archivage des courriers signés ;
- Gestion du courrier réservé : enregistrement du courrier sur l'instance Maarch, préparation du classeur réservé pour le préfet et communication aux services ; - Gestion de la boîte générique de la préfecture : redirection des demandes vers les services compétents (en respectant les normes QUALI-ATE) et vers le courrier réservé ;
- Aide à la constitution des dossiers du préfet et du secrétaire général ;
- Classement et archivage des dossiers papiers, tenue du tableau de classement ;
- Suivi des comités : préparation des invitations et des dossiers pour les comités de direction (CODIR, Collège des chefs de service)
- Gestion des recueils des actes administratifs : création et publication des recueils sur le site internet de la préfecture - - Rédaction/mise à jour des fiches de procédure - Appui à la formation des nouveaux arrivants à l'utilisation de Maarch
*Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Bonne organisation dans le travail quotidien pour gérer à la fois le courrier réservé et le volet administration générale
Une relative souplesse au niveau des horaires est demandée
* Candidatures : CV+LETTRE DE MOTIVATION DETAILLEE (OBLIGATOIRE) : ape.09115@francetravail.fr
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Formations
Bac+2 ou équivalents - Exig?
Compétences
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Souhaité
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Souhaité
- Classer des documents - Souhaité
- savoir s'adapter - Exigé
- Savoir s'organiser - Exigé
- discrétion professionnelle - Exigé
- avoir le sens des relations humaines - Exigé
- avoir des compétences en informatique/bureautique - Exigé
- savoir appliquer la réglementation - Exigé
- Savoir rédiger - Exigé
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération Mensuel de 1867.02 Euros