Description du poste :
Dans le cadre du renforcement de notre organisation interne, nous recherchons une assistante administrative polyvalente pour intégrer notre bureau et travailler en étroite collaboration avec la direction et l'équipe administrative.
Notre société intervient dans le secteur du bâtiment et de l'agencement de magasins et locaux professionnels. Le poste demande une personne réactive, organisée et capable de gérer plusieurs missions en parallèle.
Missions principales
Vous serez notamment en charge de :
- Accueil téléphonique et gestion des appels entrants
- Gestion administrative quotidienne du bureau
- Commande de matériel et d'équipements (nacelles, bennes, matériel chantier.) auprès de fournisseurs type Loxam, Kiloutou, etc.
- Organisation des déplacements des équipes : réservation d'hôtels, gîtes et transports
- Envoi et suivi des bons de commande fournisseurs
- Suivi et classement des tickets de frais et justificatifs
- Coordination avec les équipes travaux et le bureau d'études
- Assistance administrative auprès de la direction et de l'équipe comptable
- Diverses tâches administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise
Profil recherché
Nous recherchons une personne :
- Polyvalente et très organisée
- À l'aise au téléphone et dans la gestion administrative
- Capable de gérer plusieurs tâches simultanément
- Dynamique, autonome et réactive
- Avec un bon sens des priorités et de l'organisation
- À l'aise avec les outils informatiques (Word, Excel, mails.)
Une expérience dans le secteur du BTP ou dans une fonction administrative polyvalente serait un plus.
Qualités attendues
- Sérieuse et impliquée
- Bon relationnel
- Esprit d'équipe
- Sens des responsabilités
Conditions
- Poste basé au bureau
- Travail en collaboration directe avec l'équipe administrative et la direction
- Prise de poste rapide souhaitée
Possibilité d'ouverture d'un poste en CDI.
Horaires : 35H/semaine
Travail en journée
Profil recherché :
Compétences
- Gestion administrative du courrier - Exigé
- Normes rédactionnelles - Souhaité
- Accueillir, orienter, renseigner un public - Souhaité
- Archiver des dossiers et documents de référence - Souhaité
- Assurer la gestion administrative d'une activité - Souhaité
- Classer des documents - Exigé
- Coordonner l'activité d'une équipe - Souhaité
- Définir des besoins en approvisionnement - Souhaité
- Gérer les agendas et planifier des rendez-vous - Exigé
- Mettre à jour un dossier, une base de données - Exigé
- Organiser des déplacements professionnels - Souhaité
- Réaliser la gestion administrative du personnel - Souhaité
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles - Souhaité
- Utiliser les outils numériques - Souhaité
Qualités professionnelles
Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Rémunération A définir selon expérience